So gelingt modernes Arbeiten mit Microsoft 365: Mein erprobtes 8-Schritte-Vorgehen
- Fabrizio Marra
- vor 6 Tagen
- 5 Min. Lesezeit
Microsoft 365 hat das Potenzial, die Arbeitsweise eines gesamten Unternehmens neu zu gestalten. Nicht nur technologisch, sondern kulturell und organisatorisch. Das Problem ist nur: Die meisten Unternehmen nutzen dieses Potenzial nicht. Sie kaufen Lizenzen, verteilen sie, schulen die Basics – und hoffen, dass der Rest automatisch passiert.
Doch modernes Arbeiten gelingt nicht zufällig. Es gelingt nur mit einem klaren Verständnis, einer sauberen Architektur und einem strukturierten Vorgehen.
Genau darum geht es in diesem Leitfaden: Ich zeige dir Schritt für Schritt, wie ich modernes Arbeiten mit Microsoft 365 in Unternehmen einführe – pragmatisch, verständlich, nachhaltig.
Warum Unternehmen mit Microsoft 365 oft keinen Fortschritt erzielen
Wahrscheinlich hat auch dein Unternehmen Microsoft 365 und Tools wie Teams wie ein klassisches IT-Projekt eingeführt: Lizenz zuweisen, Tool bereitstellen, eine kurze Schulung – und los geht’s.
Doch Microsoft 365 ist kein IT-Projekt. Es ist ein firmenübergreifendes Transformationsprojekt. Es geht um Organisation, digitale Zusammenarbeit, Wissen, Prozesse und Kultur. Eine M365 Transformation.
Wenn man diese Perspektive nicht einnimmt, ist es logisch, dass Fortschritt ausbleibt und Frust entsteht. Und es ist genauso logisch, dass Teams chaotisch genutzt wird, Dateien unstrukturiert abgelegt werden und Meetings mehr Zeit kosten als sie bringen.
Wieso du bei mir richtig bist
Ich bin kein IT-ler. Ich habe Informatik nicht studiert und ich betrachte ein Unternehmen nicht durch die klassische IT-Brille. Meine Stärke ist es, ein Unternehmen ganzheitlich zu analysieren, Muster zu erkennen und daraus konkrete Schritte abzuleiten, wie wir Microsoft 365 sinnvoll und effizient einsetzen können.
Dabei steht für mich Microsoft Teams als Kollaborationsplattform im Zentrum. Teams ist das Fundament, auf dem wir moderne Arbeitsorganisation aufbauen. So wie man bei einem neuen Gebäude zuerst das Fundament legt, bevor man Mauern hochzieht, so schaffen wir zuerst eine klare Teams-Architektur, bevor wir moderne Arbeitsweisen implementieren.
Dieser Prozess gelingt nicht mit "einfach mal probieren." Es braucht professionelle Begleitung, Klarheit, Erfahrung – und jemanden, der Unternehmen dabei unterstützt, sich weiterzuentwickeln und alte Muster loszulassen.
Mehr über meinen Hintergrund, meine Arbeitsweise und meinen Weg zu Microsoft 365 findest du auf der Seite Über mich.
Mein bewährtes Vorgehen für modernes Arbeiten mit M365
Meine gesamte Expertise basiert darauf, Unternehmen Schritt für Schritt in eine effizientere, transparentere und modernere Arbeitsweise zu führen. Dieser Prozess hat 2017 begonnen – und führt mich heute zu Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden.
Die Grundlage bildet immer derselbe, bewährte Ablauf:
Schritt 4: Aktuelle Arbeitsorganisation holistisch analysieren
Schritt 5: Teams-Architektur als Fundament für das neue Arbeiten aufbauen
Schritt 7: Mitarbeitende schulen und schrittweise an das moderne Arbeiten mit M365 heranführen
Schritt 8: Arbeitsorganisation kontinuierlich hinterfragen und weiterentwickeln
Schritt 1: Kennenlernen und Zielklarheit schaffen
Eine nachhaltige Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn es für beide Seiten passt. Deshalb starten wir immer mit einem persönlichen Kennenlernen. Wir schaffen Klarheit über Ziele, Erwartungen und Herausforderungen. Erst wenn es für beide Seiten „klick“ macht, beginnen wir den eigentlichen Transformationsprozess.
Schritt 2: Geschäftsleitung einbeziehen und Transformation verankern
Nach meiner Erfahrung steht und fällt jedes Transformationsprojekt mit der aktiven Unterstützung der Geschäftsleitung. Wenn die GL den Prozess nicht versteht oder nicht mitträgt, arbeitet das Unternehmen in zwei Welten: die eine Hälfte versucht modern zu arbeiten, die andere bleibt in alten Mustern.
Nur wenn die Führung den Weg vorgibt und selbst mitgeht, entsteht eine unternehmensweite Veränderung – nachhaltig und verbindlich.
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Schritt 3: Modernes Arbeiten mit Microsoft 365 verstehen
Bevor wir etwas verändern, schaffen wir ein gemeinsames Verständnis von modernem Arbeiten:
Transparente statt isolierte Kommunikation
Klar strukturierte Informationsflüsse
Effizienter Umgang mit Dateien
Fokussierte Meetings
Sichtbare Aufgaben
Zusammenarbeit statt Silos
Einheitliche Prozesse statt individueller Workarounds
Ortsunabhängiges, produktives Arbeiten
Dieses Verständnis ist entscheidend. Ohne ein gemeinsames Bild vom Ziel gibt es keine klare Richtung. Mit diesem Verständnis entsteht Orientierung, Motivation und Bereitschaft, neue Wege zu gehen.
Wenn du tiefer in einzelne Themen wie Zusammenarbeit, Selbstorganisation oder Effizienz einsteigen möchtest, findest du auf meiner Wissensplattform und auf meinem YouTube-Kanal viele praxisnahe Beiträge dazu.
Schritt 4: Arbeitsorganisation ganzheitlich analysieren
Jetzt analysieren wir gemeinsam, wie ihr heute arbeitet – und zwar wirklich ganzheitlich:
Wie kommuniziert ihr intern?
Welche Kanäle nutzt ihr (und welche sollte man vermeiden)?
Wie werden Dateien organisiert?
Welche Tools gibt es – und warum?
Wie laufen Entscheidungen ab?
Wie wird Wissen dokumentiert?
Wie arbeitet ihr bereichsübergreifend?
Welche Meetings gibt es – und wie effizient sind sie wirklich?
Wie werden Aufgaben verfolgt oder geteilt?
Diese Analyse zeigt schnell: Viele Strukturen sind historisch gewachsen, ineffizient oder unklar. Aber genau daraus entstehen die wichtigsten Massnahmen.
Schritt 5: Die richtige Teams-Architektur als Fundament
Die Ergebnisse der Analyse bilden die Grundlage für eine klare, schlanke und logische Teams-Architektur. Diese Architektur bestimmt:
Welche Teams es gibt
Wie Kanäle strukturiert sind
Wie Dateien organisiert werden
Wo Wissen abgelegt wird
Wie Aufgaben sinnvoll zentralisiert werden
Wie Prozesse abgebildet werden
Welche Regeln gelten
Wie wir Wildwuchs vermeiden
Eine gute Teams-Architektur verhindert Chaos, schafft Klarheit und ermöglicht effiziente Zusammenarbeit. Sie ist das tragfähige Fundament für langfristiges, modernes Arbeiten.
Schritt 6: Massnahmen planen und pragmatisch umsetzen
Jetzt definieren wir konkrete, realistische Massnahmen. Diese setzen wir pragmatisch um – immer mit Blick auf den Alltag der Mitarbeitenden.
Typische Massnahmen sind:
Kommunikationsrichtlinien (wann Teams, wann Mail)
Dateistrukturen vereinheitlichen
Wissensräume in Teams oder SharePoint aufbauen
Aufgabenorganisation zentralisieren
Meetings standardisieren
Rollen und Verantwortlichkeiten klären
Prozesse dokumentieren und optimieren
Automatisierungen prüfen und einbauen
Hier beginnt der spürbare Fortschritt. Teams wird klarer, Strukturen werden verständlicher, die Zusammenarbeit effizienter.
Wie ich Unternehmen in diesem Prozess begleite, erfährst du auf meiner Angebotsseite.
Schritt 7: Mitarbeitende schulen und begleiten
Niemand lernt modernes Arbeiten an einem Tag. So wie du nicht in einem Tag Fahrrad- oder Autofahren gelernt hast, lernen Mitarbeitende neue Arbeitsweisen ebenfalls Schritt für Schritt.
Ich begleite diesen Prozess mit Trainings, Q&As, Videos, Schritt-für-Schritt-Anleitungen – alles massgeschneidert auf die Bedürfnisse des Unternehmens.
Schwerpunkte können sein:
Big Picture – wie sich das Unternehmen weiterentwickelt
Modernes Arbeiten mit M365 verstehen
Teams-Architektur anwenden
Zusammenarbeit in Teams
Effiziente Meetings
Transparente Aufgabenorganisation
Effektives Dateimanagement
Wissensmanagement (Loop, OneNote, SharePoint)
Selbstorganisation mit Outlook, Planner & To Do
Q&A- oder AMA-Sessions zur Klärung offener Fragen
Schritt 8: Arbeitsorganisation kontinuierlich weiterentwickeln
Moderne Arbeitsweisen sind kein einmaliges Projekt. Unternehmen, die sich nicht weiterentwickeln, werden früher oder später überholt – technologisch und kulturell.
Deshalb prüfen wir regelmässig:
Welche Arbeitsweisen funktionieren
Wo neue Herausforderungen entstehen
Wo Optimierungspotenzial liegt
Welche Tools neu hinzukommen
Wie wir Automatisierungen sinnvoll nutzen können
So bleibt das Unternehmen nicht nur modern – sondern entwickelt sich kontinuierlich weiter.
Fassen wir zusammen
Die Einführung von Microsoft 365 – speziell Teams – ist ein Transformationsprojekt, das die gesamte Organisation beeinflusst. Mit der richtigen Struktur, einer klaren Architektur und einem schrittweisen Vorgehen entsteht nachhaltige Veränderung, die Effizienz, Klarheit und kollaboratives Arbeiten spürbar verbessert.
Wenn du erfahren möchtest, wie eine Zusammenarbeit konkret aussieht, findest du auf der Angebotsseite alle Details zu meinen Leistungen.
Buche jetzt dein kostenloses Erstgespräch
Wenn dein Unternehmen das volle Potenzial von Microsoft 365 ausschöpfen möchte und bereit ist, modernes Arbeiten wirklich zu leben, dann lass uns sprechen.
Ich freue mich darauf, dich und dein Unternehmen kennenzulernen und gemeinsam die nächsten Schritte zu gehen.
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