Schlauere Meetings mit Loop
- Fabrizio
- 26. Mai
- 3 Min. Lesezeit
Microsoft Teams dürften inzwischen alle kennen. Microsoft Loop hingegen ist für die meisten noch eine Blackbox. Zu Unrecht. Denn gerade die Kombination von Loop und Teams bietet neue Möglichkeiten. Auch und gerade für Meetings. Wie du schlauere Meetings mit Loop organisieren kannst, lernst du in diesem Blog-Beitrag.
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Klassische Probleme rund um Meetings
So oder so ähnlich werden eine Mehrheit der Meetings typischerweise organisiert, durchgeführt und nachbearbeitet:
Vor dem Meeting: Eine Person lädt via Outlook zu einem Teams-Meeting ein, definiert die Agenda in der Meetingeiinladung (oder eine Agenda fehlt gänzlich) und die Meetingteilnehmenden haben keine Möglichkeit, die Agenda um wichtige Punkte zu ergänzen. Nur der Organisator oder die Organisatorin kann die Agenda ändern.
Während dem Meeting: Weil die Agenda in der Termineinladung nicht bearbeitet werden kann, müssen Meetingnotizen und Beschlüsse in einer separaten Anwendung dokumentiert werden (oder sie werden gar auf Papier erfasst).
Nach dem Meeting: Keine gemeinsame Dokumentation für alle Involvierten. Jeder notiert für sich. Abstimmungsprobleme sind keine Seltenheit. Aufgaben müssen manuell in einem Dritttool (falls vorhanden) erfasst werden.
Schlauere Meetings mit Loop
Loop gibt dir und deinem Team die Möglchkeit, eure Meetings "lebendiger" und schlauer zu gestalten. Lebendig im Sinne von: Jeder kann die Meetingnotizen vor, während und nach dem Meeting bearbeiten und ergänzen. Änderungen werden automatisch synchronisiert.
Weil Loop auch noch mit anderen Microsoft 365-Anwendungen verknüpft werden kann, zum Beispiel Microsoft Planner für gemeinsame Aufgaben, verbessert sich der gesamte Prozess rund um eure Meetings.
Und so geht's:
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Meeting via Teams organisieren
Erstelle das Meeting über den Kalender in Microsoft Teams und
wähle Eine Agenda hinzufügen.
Schritt 2: Agenda festlegen
Die Loop-Komponente für die Besprechungsnotizen ist erstellt und kann von hier aus bearbeitet werden.
Definiere nun die Agenda und erwähne bestimmte Personen mit der @Erwähnung, damit sie wissen, wofür sie zuständig sein werden. Eine Person, die du in der Besprechungsnotize erwähnst, wird automatisch als Meetingteilnehmender hinzugefügt.
Schritt 3: Ergänzungen durch Meetingteilnehmende
Wenn gewünscht, können nun alle Meetingteilnehmenden noch vor dem Meeting Ergänzungen vornehmen. Zum Beispiel direkt in der E-Mail-Einladung in Outlook.
Schritt 4: Besprechungsnotizen und Folgeaufgaben während dem Meeting
Rote Markierung: Alle Meetingteilnehmenden sehen die Agenda, Notizen und Aufgaben direkt im Teams-Meeting oder können sie jederzeit über das "Notizen" Symbol aufrufen.
Blaue Markierung: Alle Meetingteilnehmenden können zeitgleich protokollieren und ihre Gedanken niederschreiben.
Grüne Markierung: Folgeaufgaben können definiert, zugewiesen und terminiert werden. Diese Aufgaben werden mit Microsoft Planner (gemeinsame Aufgaben) und Microsoft To Do (individuelle Aufgaben) synchronisiert, sodass jeder seine relevanten Aufgaben administrieren kann und das Team den Überblick über sämtliche Aufgaben aus dem Meeting behält und diese bei Bedarf später noch ergänzen kann.
Schritt 5: Besprechungsnotizen nach dem Meeting weiterverarbeiten
Unsere Besprechungsnotizen werden als eine neue Seite in Microsoft Loop gespeichert, zugänglich für alle, die am Meeting teilgenommen haben:
Wähle links Besprechungsnotizen
Wähle anschliessend über das Kalendersymbol den gewünschten Tag und die gewünschte Besprechungsnotiz aus.
Nun siehst du alles, was wir bereits vor und während dem Meeting erfasst haben: Agenda, Besprechnungsnotizen und Folgeaufgaben.
Schritt 6: Folgeaufgaben in Planner oder To Do öffnen
Die im Meeting festgelegten Folgeaufgaben können nun in Planner oder To Do bearbeitet und ergänzt werden.
Wähle hierzu im Abschnitt Folgeaufgaben die Option Aufgaben-App und hier zum Beispiel In Planner öffnen.
Die Aufgaben öffnen sich nun in Microsoft Planner und wir können die Aufgaben um weitere Details anreichern und weitere Aufgaben definieren und jemandem zuweisen.
Schritt 7: Änderungen werden automatisch synchronisiert
Wenn nun eine Aufgabe im Planner als erledigt markiert wird, oder wenn noch weitere Notizen ergänzt werden, so wird dies auf der Loop-Seite automatisch synchronisiert.
Schritt 8: Besprechnungsnotizen zu einem Arbeitsbereich hinzufügen
Über das "Arbeitsbereich-Symbol" (siehe Abbildung) kannst du die Besprechnungsnotizen zu einem bestimmten Arbeitsbereich hinzufügen. Zum Beispiel zu einem Arbeitsbereich für ein bestimmtes Projekt.
Dies setzt natürlich voraus, dass es für das Projekt einen Loop Arbeitsbereich gibt.
Fazit
Wer seine Meetings schlauer organisieren will, hat mit der Loop-Komponente in Teams-Meetings eine leistungsfähige Lösung. Sie verbessert die Zusammenarbeit vor, während und nach den Meetings.
Alle können partizipieren. Änderungen werden automatisch synchronisiert. Alle sind immer auf dem aktuellen Stand.
Fragen an dich
Hast du die Loop-Komponente in Teams-Meetings schon ausprobiert?
Denkst du, dass das eure Zusammenarbeit verbessern wird?
Schreib's gerne in die Kommentare.
Nächste Schritte
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