Wie viel Geld verbrennt dein Unternehmen jedes Jahr? Der Microsoft 365 Effizienz-Kalkulator zeigt es dir
- Fabrizio Marra
- vor 2 Tagen
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 4 Stunden
In diesem Blog-Beitrag:
Kosten senken, Prozesse verschlanken, Effizienz steigern – kaum ein Unternehmen kommt derzeit an diesen Themen vorbei. Die Anforderungen steigen, aber die Ressourcen bleiben gleich. Und genau hier entsteht ein Druck, der in vielen Organisationen täglich spürbar ist.
Was viele Unternehmen unterschätzen: Ein enormer Teil dieses Effizienzdrucks entsteht nicht durch zu wenig Personal, sondern durch veraltete Arbeitsweisen, unnötige Reibungsverluste und fehlende Klarheit in digitalen Prozessen.
In der Zusammenarbeit mit meinen Kunden sehe ich zwei typische Szenarien:
Das positive Szenario: Mitarbeitende werden entlastet, Teams arbeiten spürbar effizienter, und aus den bestehenden Ressourcen lässt sich deutlich mehr herausholen.
Das andere Szenario: Die Effizienzsteigerung ist so deutlich, dass Unternehmen rein rechnerisch eine oder mehrere Vollzeitstellen einsparen könnten – ohne zusätzliches Hiring oder Mehrbelastung.
Beide Szenarien haben eines gemeinsam: Sie zeigen sehr klar, wie teuer alte Arbeitsweisen sind.
Mit meinem Microsoft 365-Kalkulator kannst du genau das sichtbar machen – und zwar in wenigen Sekunden.
Warum wir die Kosten veralteter Arbeitsweisen unterschätzen
Viele Unternehmen arbeiten immer noch nach Mustern, die aus einer Zeit stammen, in der E-Mail der Hauptkanal war und Dateien lokal gespeichert wurden. Das Problem?
1. Aufgaben dauern länger, als sie müssten.
Endloses Suchen nach Dokumenten, unnötige Meetings, Ping-Pong-Kommunikation – jede einzelne Minute wirkt klein, ergibt aber in Summe massive Verluste.
2. Teams arbeiten aneinander vorbei.
Unklare Tool-Nutzung und fehlende Standards führen zu Missverständnissen, Wartezeiten und Doppelarbeit.
3. Wissen geht verloren.
Zentrale Informationen liegen verteilt über E-Mail-Threads, persönliche Ordner oder temporäre Dateien – ohne konsistente Struktur.
4. Produktivität verpufft.
Moderne Tools sind vorhanden, werden aber nicht richtig genutzt – und damit entsteht nie der Mehrwert, der eigentlich möglich wäre.
In Summe entsteht eine verdeckte Kostenlawine, die oft erst sichtbar wird, wenn man sie konkret berechnet.
Der Microsoft 365-Kalkulator: Dein Reality-Check
Mit meinem Kalkulator kannst du in wenigen Sekunden herausfinden:
wie teuer ineffiziente Prozesse in deinem Unternehmen tatsächlich sind,
wie viel Produktivität pro Jahr verloren geht,
welches Potenzial durch moderne Arbeitsweisen freigesetzt werden kann,
wie viel Geld du mit klaren Strukturen und optimierten Prozessen sparen kannst.
Der Kalkulator basiert auf Erfahrungswerten aus bald einem Jahrzehnt Beratung im Bereich Modern Workplace. Er zeigt dir, wie viel Geld dein Unternehmen jeden Tag verbrennt – und wo du ansetzen kannst, um das zu ändern.
So läuft unser Erstgespräch ab
Wenn ihr euer Ergebnis aus dem Effizienz-Kalkulator besprechen möchtet, schauen wir uns in einem unverbindlichen Erstgespräch gemeinsam an:
Eure Ausgangslage und Ziele
Effizienzhebel und Zeitfresser identifizieren
Realistische Potenziale aufzeigen – basierend auf euren Zahlen
Rahmenbedingungen und mögliche nächste Schritte klären
Das Gespräch dauert rund 30 Minuten und soll euch vor allem eines geben: Klarheit darüber, welches Potenzial in euren Arbeitsweisen steckt – und wie ihr es heben könnt.
Was du aus dem Ergebnis lernst
Nach der Berechnung erhältst du eine klare, verständliche Einschätzung:
1. Produktivitätsverlust pro Mitarbeiter
So erkennst du, wie stark ineffiziente Arbeitsweisen jeden einzelnen Mitarbeitenden betreffen.
2. Gesamtverlust für das Unternehmen
Das Ergebnis zeigt dir, wie teuer „Weiter so wie bisher“ wirklich ist.
3. Einsparpotenzial durch moderne Arbeitsweisen
Basierend auf Best Practices, die ich in zahlreichen Projekten erfolgreich umgesetzt habe.
4. Konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen
Ob Kommunikation, Datenablage, Aufgabenmanagement oder Meetingkultur – du siehst sofort, wo Optimierungen den grössten Hebel haben.
Warum moderne Arbeitsweisen und Microsoft 365 Effizienz der wahre Schlüssel sind
Es ist nicht Microsoft 365 allein, das Unternehmen effizienter macht. Der wahre Schlüssel liegt in den Arbeitsweisen, die sich damit etablieren lassen. Nennen wir es Microsoft 365 Effizienz.
Microsoft 365 stellt nur das technologische Fundament bereit:
Kommunikationsräume
Datenstrukturen
Automatisierungsmöglichkeiten
Tools zur Zusammenarbeit
Doch erst durch klare Regeln, Standards und eine konsistente Arbeitsmethodik entsteht der eigentliche Mehrwert:
1. Einheitliche Kommunikation statt Tool-Wildwuchs
Teams weiss, wann etwas per Chat, Kanal oder Meeting geschehen soll – und spart so Zeit und Verwirrung.
2. Sinnvolle Datenstrukturen statt Datei-Chaos
Durch klare Informationsarchitektur und Standards für Ablage und Benennung finden Mitarbeitende Inhalte schneller.
3. Transparente Aufgaben & Prozesse statt Ping-Pong-Arbeit
Moderne Workflows machen Verantwortlichkeiten sichtbar und reduzieren Doppelarbeit.
4. Automatisierungen nehmen Routinearbeit ab
Weniger manuelle Schritte, mehr Fokus auf wertschöpfende Tätigkeiten.
5. Gemeinsame Arbeitsweisen schaffen Geschwindigkeit
Teams arbeiten nicht nebeneinander, sondern miteinander – und das spürbar effizienter.
Modernes Arbeiten ist kein Tool-Thema. Es ist ein Methodik-Thema. Microsoft 365 ist lediglich der Ort, an dem diese Methodik sichtbar und skalierbar wird.
Der nächste Schritt: Potenziale nutzen statt verbrennen
Der erste Schritt jeder Verbesserung ist Sichtbarkeit. Der Microsoft 365-Kalkulator zeigt dir schwarz auf weiss, wie viel Potenzial im Unternehmen steckt – und wie teuer alte Gewohnheiten heute schon sind.
Wenn du nach dem Reality-Check weitergehen möchtest, begleite ich dich gerne dabei:
Analyse der aktuellen Arbeitsweise
Definition einer modernen, effizienten Methodik
Aufbau einer klaren Informationsarchitektur
Governance & Strukturen
Schulung & Enablement
Begleitung bei der Umsetzung
👉 Erst rechnen. Dann verbessern.
Du willst nicht nur messen, sondern wirklich verbessern?
Der Kalkulator zeigt dir das Potenzial – gemeinsam setzen wir es um. Ich unterstütze dich dabei, moderne Arbeitsweisen aufzubauen, Prozesse zu vereinfachen und spürbar effizienter zu arbeiten.
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