So schreibt Copilot E-Mails wie du
- Fabrizio Marra
- vor 2 Tagen
- 3 Min. Lesezeit
Copilot in Outlook kann E-Mails in Sekunden verfassen. Das Problem: Die Entwürfe klingen oft wie generische KI-Texte – zu förmlich, zu lang oder einfach nicht nach dir. Mit benutzerdefinierten Anweisungen gibst du Copilot einmalig deine persönlichen Vorgaben und jede E-Mail, die er danach verfasst, klingt automatisch wie du.
Was sind benutzerdefinierte Anweisungen?
Benutzerdefinierte Anweisungen sind dauerhafte Regeln, die du Copilot einmalig mitgibst – zum Beispiel deinen bevorzugten Ton, die gewünschte Länge oder eine bestimmte Begrüssungsformel. Sobald du sie gespeichert hast, wendet Copilot diese Vorgaben bei jedem neuen Entwurf automatisch an.
Stell es dir vor wie ein Briefing an einen neuen Assistenten: Statt bei jeder Anfrage zu erklären, wie du schreibst, sagst du es einmal – und er merkt es sich.
Auf einen Blick
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Was du brauchst
Bevor du loslegst, prüfe folgende Punkte:
Microsoft 365 Copilot-Lizenz (nicht im Basis-M365-Abo enthalten)
Neues Outlook (Windows oder Mac) oder Outlook im Web – das klassische Outlook unterstützt diese Funktion noch nicht
Wenn du dir nicht sicher bist: Sieh oben rechts in Outlook nach – die neue Oberfläche ist deutlich aufgeräumter als die klassische Version
Schritt für Schritt: So richtest du es ein
Das Ganze dauert weniger als zwei Minuten. Folge einfach diesen Schritten:
aktiviere die Box Benutzerdefinierte Anweisungen beim Verfassen von E-Mails verwenden,
füge deine Anweisungen hinzu und
speichere sie.
Das war's. Ab sofort arbeitet Copilot in Outlook nach deinen Regeln – ohne dass du bei jedem Entwurf etwas erklären musst.
Überprüfe die Ergebnisse von Copilot
Lass anschliessend Copilot eine Antwort auf eine E-Mail entwerfen.
Prüfe nun, ob der Entwurf deinem Stil entspricht.
Noch nicht zufrieden? Passe deine Anweisungen weiter an – es lohnt sich.
Was du in die Anweisungen schreiben kannst
Es gibt keine vorgegebene Struktur. Du kannst einfach in natürlicher Sprache beschreiben, wie du kommunizieren möchtest. Hier einige Beispiele:
Ton
"Verwende immer einen freundlichen, aber professionellen Ton. Vermeide übermässig formelle Sprache."
Länge
"Halte E-Mails kurz – maximal 5 Sätze für Routinenachrichten, ausführlicher nur bei komplexen Themen."
Anrede
"Beginne interne E-Mails mit 'Hallo [Name]!' und externe mit 'Guten Tag [Name]'."
Abschluss
"Beende E-Mails mit 'Freundliche Grüsse [Dein Name]' und füge keinen separaten Abschlusssatz hinzu – meine Signatur übernimmt das."
Sprache
"Schreibe auf Deutsch, ausser die ursprüngliche E-Mail war auf Englisch – dann antworte auf Englisch."
5 Tipps für bessere Ergebnisse
Sei konkret: "Freundlich" ist vage. "Verwende den Vornamen, halte den Ton warm und stelle am Ende eine Frage" – das ist präzise.
Sag auch, was Copilot nicht tun soll: z.B. "Verwende nicht 'wie besprochen' oder 'gemäss meiner letzten E-Mail.'"
Definiere Länge messbar: Statt "kurz" besser "maximal 3 Sätze bei Standardnachrichten."
Teste und verfeinere: Nach dem Speichern ein paar Entwürfe testen und die Formulierungen bei Bedarf anpassen.
Halte sie aktuell: Neue Aufgabe, neuer Stil? Geh einfach zurück in die Einstellungen und aktualisiere deine Anweisungen.
Nicht sicher, was für benutzerdefinierte Anweisungen du hinzufügen sollst?
Dieser Trick hilft dir weiter:
Führe diesen Prompt aus: Analysiere meine letzten 200 E-Mails und leite daraus benutzerdefinierte Anweisungen für Copilot in Outlook ab, die ich 1:1 kopieren kann.
Kopiere das Ergebnis in die benutzerdefinierten Anweisungen.
Teste und verfeinere es.
Fazit
Benutzerdefinierte Anweisungen sind eine der nützlichsten und am wenigsten bekannten Funktionen von Copilot in Outlook. Wer sie einmal eingerichtet hat, will nicht mehr ohne sie arbeiten. Die Einrichtung dauert zwei Minuten – der Effekt ist dauerhaft.
Einmal sagen, was du willst. Copilot schreibt es für immer so.
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