Brand Leadership Circle
Projektzentrierte Arbeitsorganisation mit Microsoft 365 und Teams aufbauen
Kurzportrait
Der Brand Leadership Circle (BLC) ist ein "Circle of Competence" zur markenorientierten Unternehmensentwicklung und beheimatet die drei Unternehmen Calydo AG, gateB AG und Hotz Brand Consultants AG sowie die Brand Leadership Management AG (Management und Corporate HR, IT, Finance, Hospitality und Office Management) und das Partnerunternehmen Hieronymus.
Im BLC arbeiten rund 130 Mitarbeitende mit den unterschiedlichsten Funktionen: Beratung, Marketing, Sales, Content Creation, Design, Motion, Analytics und einige mehr. Alle Unternehmen und Mitarbeitenden werden von der internen IT betreut.
Ausgangslage im Jahr 2017
Die IT Infrastruktur des BLC ist wie in so vielen KMU über die Jahre organisch gewachsen. Für jedes Problem gab es ein bis mehrere Tools von verschiedenen Herstellern und viele Systeme waren veraltet:
Projektplanung mit Microsoft Excel
Serverbasierte Unternehmens-Datenablage mit nichtssagenden Namen wie Vol 7 / 8 / 9
Pro Unternehmen eine eigene Datenablage mit unterschiedlichen Berechtigungen auf Basis von Gruppenrichtlinien
Serverbasierte, persönliche Datenablage "Home/h-muster"
Teilweise Dropbox und Google Drive
Fixe, veraltete und langsame Desktop-PCs
Windows XP, Vista, 7 und 8 auf rund 20 Desktop-PCs und einigen wenigen Dell-Laptops
macOS 10.6 bis 10.10 auf rund 110 Apple-PCs, vorwiegend iMacs und MacPro's und ersten Macbooks
Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) in den Versionen 2007, 2010, 2011 und 2013
Lokal gehosteter Exchangeserver für Mail und Kalender
Kommunikation via Telefon, E-Mail, Salesforce Chatter, Lync, Skype for Business und Slack
Langsames Internet via Kupfer mit 50 Mbit/s up und down
Ziele
Mitte 2017 beschloss die Geschäftsleitung des BLC, das volle Potenzial von Office 365 zu entfalten und unter der Leitung von Fabrizio, dem Gründer und CEO von worksmart365, die Reise in die Cloud zu beschreiten. Die Ziele wurden so formuliert:
Wir wollen eine Cloud First, Mobile First Infrastruktur.
Professionell und zentral verwaltete Arbeitsgeräte.
Interne Silos sollen aufgebrochen werden.
Die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen soll verbessert werden.
Die Infrastruktur soll an die Arbeitsweise der Mitarbeitenden und die Kundenprojekte ausgerichtet werden.
Die Arbeitsinfrastruktur wird auf Basis von Office 365 erneuert.
Microsoft Teams bildet das Kerntool für die Zusammenarbeit und Kommunikation.
Unsere weiteren Kerntools sollen bestmöglich in Microsoft Teams und Office 365 integriert werden:
Salesforce als CRM
JIRA Server für technische Projekte
JIRA Add-on Activity Timeline für die Ressourcenplanung
Confluence für Dokumentationen und internes Wissen
Der lokal gehostete Exchange-Server soll durch Exchange Online ersetzt werden.
Die verschiedenen Windows Versionen sollen durch Windows 10 abgelöst werden.
Die verschiedenen Microsoft Office Versionen sollen durch Office 365 vereinheitlicht werden.
Die unterschiedlichen Kommunikationstools (Salesforce Chatter, Lync, Skype for Business und Slack) sollen durch Microsoft Teams ersetzt und durch Telefon und E-Mail ergänzt werden.
Die gemeinsame Datenablage soll durch SharePoint Online abgelöst werden.
Die individuelle Datenablage soll durch OneDrive abgelöst werden.
Confluence soll durch eine Mischung aus SharePoint Online und OneNote abgelöst werden
Das Intranet soll neu in SharePoint Online aufgebaut werden.
Das Projektmanagement soll nicht mehr via Excel Tabellen abgewickelt werden.
Alle Arbeitsgeräte (Clients) sollen professionell und zentral verwaltet werden.
Die Mitarbeitenden verstehen die Zusammenhänge und sind in der Lage, die neuen Tools produktiv und zielführend zu nutzen.
Vorgehen und Massnahmen
Um den bestmöglichen Übergang von einer lokalen hin zu einer cloubasierten Infrastruktur zu gewährleisten, entschied sich Fabrizio gemeinsam mit seinem Team für das folgende Vorgehen und die folgenden Massnahmen:
Umstellung auf Glasfaserinternet für schnelle Internetanbindung
Rollout Teams. Phase 1: Kommunikation kanalisieren und vereinheitlichen
Rollout Teams. Phase 2: Kundenprojekte und interne Zusammenarbeit
1. Analyse der Ausgangslage
Wie wird zusammengearbeitet?
Wie wird kommuniziert?
Wo werden Daten abgelegt?
Wie werden Projekte verwaltet?
Wo wird Wissen dokumentiert?
Weitere W-Fragen
2. Befähigung und Entlastung des internen IT Teams
Als erstes wurde die interne IT mit neuen Tools ausgestattet, um die Clients zentral und einheitlich verwalten, die Systemlandschaft und -vielfalt zu vereinfachen und interne Prozesse optimieren zu können:
Einführung eines professionellen IT-Ticketing-Systems zur Kanalisierung aller Supportanfragen und zur Optimierung des Supportprozesses:
Zunächst auf Basis von Salesforce (Eigenentwicklung)
Später auf auf Basis von Zendesk Support (State of the Art-Lösung)
Integration von Zendesk in Microsoft Teams, Outlook und Power BI
Kanalisierung aller IT-Anfragen und Optimierung des Support-Prozesses
Einführung professioneller Device-Management-Systeme zur zentralen Verwaltung aller Clients, Software, Policies und Geräte-Einstellungen:
Filewave zur Verwaltung aller Apple-Geräte (iMac, MacPro, Macbooks)
Microsoft Endpoint Manager (ehemals Microsoft Intune) zur Verwaltung aller Windows-Geräte
Testing der Office 365 Tools und speziell von Microsoft Teams sowie Schulung des IT Teams zur Administration der neuen Cloudtools.
3. Zentrale Geräte- und Softwareverwaltung (macOS & Windows)
Anbindung aller Apple-Geräte (macOS) an Filewave
Neu-Konfiguration aller Apple-Geräte
Rollout der aktuellsten macOS Version (damals 10.10 Yosemite)
Zentral Verteilung der Standardsoftware und -einstellungen
Anbindung aller Windows-Geräte (winOS) an Microsoft Endpoint Manager
Neu-Konfiguration aller Windows-Geräte
Konsolidierung aller Windows-Versionen
Rollout Windows 10
Zentrale Verteilung der Standardsoftware und -einstellungen
Policy-Steuerung über Microsoft Endpoint Manager
Governance
Multi-Faktor-Authentifizierung
Conditional Access
Data Retention
4. Migration des Exchange Servers nach Exchange Online
Migration aller Mailboxen und Ressourcen durch einen spezialisierten IT-Partner
Rollout der aktuellsten Outlook Desktop-Version
Rollout der neuen Outlook Web App
5. Umstellung auf Glasfaserinternet für schnelle Internetanbindung
Ablösung Kupferleitung durch Glasfaser
Erhöhung der Internetanbindung auf 1 Gbit/s up/down als Vorbereitung für den Rollout der neuen Cloudtools
6. Etappenweise Rollout von Microsoft 365
Rollout der neuesten Office Apps und Konsolidierung aller Office Versionen
Rollout OneDrive, Office Online, Skype for Business (Windows) und Lync (Mac)
Schulung aller Mitarbeiter
Schlung von Superusern als erste Ansprechpersonen innerhalb der BLC-Unternehmen und als Schnittstelle zwischen der internen IT und den verschiedenen Abteilungen im BLC
7. Architektur und Governance für Teams, SharePoint und Co
Setup aller Admin-Center
Microsoft 365, Teams, SharePoint, OneDrive
Group Creators (wer darf neue Office365-Gruppen erstellen)
Retention-Policies (Datenhaltungs-Richtlinien)
Teams-Architektur und Benennungsstandard für interne Teams und Kundenteams und Projektkanäle
Privat vs Public
(Externes) Teilen von Dateien aus SharePoint und OneDrive
Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Gästen
8. Rollout Teams. Phase 1: Kanalisierung der Kommunikation
Ablösung von Skywalk Chatter, Lync, Skype for Business und Slack durch Microsoft Teams
Team BLC für übergreifende Kommunikation (alle Mitarbeitenden aller BLC Unternehmen)
Team BLM, CY, GB, HBC, HYS für firmeninterne Kommunikation (pro Unternehmen ein Team)
Kommunikation über Teams-Kanäle und Chat
Minimierung des Mail-Verkehrs innerhalb des Brand Leadership Circle
9. Rollout Teams. Phase 2: Kundenprojekte und interne Zusammenarbeit
Erste Pilotprojekte auf Basis von Microsoft Teams und Office 365
Vorbereitung aller Kundenteams und Projektkanäle
Pro Kunde ein Team
Pro Projekt ein Kanal
Migration aller aktiven Projektdaten von der lokalen Datenablage in die Datenablage der Kundenteams und Projektkanäle
Umstellung der Zusammenarbeit von lokal auf Cloud
Schulung aller Mitarbeiter / Vertiefung des Wissens
10. Intranet in SharePoint Online und Dokumentation in OneNote
BLC übergreifendes Wissen zentral dokumentiert in SharePoint Online
Interne Academy für Schulungszwecke
Microsoft Stream für Schlungsvideos / Tutorials
Dokumentationen in OneNote
Ablösung von Confluence
11. Projektmanagement mit Microsoft Project for the web, Planner und JIRA
Microsoft Project for the web für Gesamtprojekt
Microsoft Planner für normale und kleinere Projekte
JIRA für technische Projekte
12. Kontinuierliche Weiterentwicklung und Mitarbeiterschulungen
Ergebnisse und Mehrwert für den BLC
Die Ergebnisse und Vorteile dieser neuen Cloud First, Mobile First Infrastruktur sind überwältigend:
Das Coronavirus konnte dem BLC aus infrastruktureller und technologischer Sicht nichts anhaben; alle Mitarbeitenden konnten nahtlos von zu Hause aus weiterarbeiten
Das Büro findet Platz im Smartphone in der Hosentasche
Mitarbeitende können von überall, jederzeit und von jedem Endgerät arbeiten
Meetings können problemlos online via Microsoft Teams durchgeführt werden
Arbeitswege können eingespart, die Umwelt entlastet werden
Alle Arbeitsgeräte werden professionell und zentral über Microsoft Endpoint Manager administriert
Die Infrastruktur ist auch im BYOD- und Homeoffice Szenario sicher und von der IT verwaltbar
Neue Mitarbeitende sind begeistert von der Onboarding Experience und der Arbeitsumgebung
Statt drei Vollzeitstellen reicht heute eine Vollzeitstelle mit Ferienvertretung für die Systemadministration aus
Die Arbeitsinfrastuktur ist konsequent auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Kundenprojekte ausgelegt
Work smart ist heute gelebte Realität im Brand Leadership Circle. Dank worksmart365!