Du kennst das sicher: Eine Besprechung endet und du weisst eigentlich noch genau, was besprochen wurde. Aber zwei Stunden später? Die Details verschwimmen. Wer hatte nochmal die Aufgabe, das Angebot zu schreiben? Was haben wir beim letzten Punkt entschieden?
Für viele von uns ist das Protokollieren von Besprechungen eine lästige Pflicht. Entweder schreibst du während der Besprechung mit und verpasst dabei den halben Gesprächsfaden, oder du versuchst hinterher aus der Erinnerung ein Protokoll zu rekonstruieren. Beides kostet Zeit und Energie, die du besser einsetzen könntest.
Microsoft Teams bietet mit dem Intelligent Recap eine KI-gestützte Funktion, die dir genau diese Arbeit abnimmt. Seit den neuen Updates Anfang 2026 ist diese Funktion deutlich leistungsfähiger geworden.
Was ist Intelligent Recap überhaupt?
Intelligent Recap ist eine KI-Funktion in Microsoft Teams, die nach einer aufgezeichneten Besprechung automatisch eine strukturierte Zusammenfassung erstellt.
Die KI analysiert das Transkript und liefert dir:
- Eine Zusammenfassung der wichtigsten Gesprächspunkte
- Identifizierte Aktionspunkte und wer dafür verantwortlich ist
- Kapitelmarken im Video, damit du direkt zu den relevanten Stellen springen kannst
- Einen vollständigen Sprecher-Bericht, der zeigt, wer wie viel gesprochen hat
Neu in 2026 ist ausserdem der Video Recap: Die KI erstellt aus der Aufnahme automatisch einen kurzen Video-Highlight-Reel mit gesprochenem Kommentar. Wer an der Besprechung nicht teilnehmen konnte, bringt sich so in wenigen Minuten auf den aktuellen Stand.
Was brauchst du dafür?
Intelligent Recap ist verfügbar mit einer Teams Premium-Lizenz oder einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Wenn du dir nicht sicher bist, welche Lizenz du hast, kannst du das im Microsoft 365 Admin Center unter Abonnements nachschauen oder deinen IT-Administrator fragen.
Schritt 1: Aufnahme in deiner Besprechung aktivieren
Damit Intelligent Recap funktioniert, muss die Besprechung aufgezeichnet werden. Starte deine Teams-Besprechung wie gewohnt. Klicke in der Besprechungsleiste auf die drei Punkte (Weitere Aktionen) und wähle Aufzeichnung starten. Alle Teilnehmenden erhalten eine Benachrichtigung, dass die Besprechung aufgezeichnet wird.
Tipp: Informiere dein Team im Voraus, dass du Besprechungen aufzeichnest. Das schafft Transparenz und erhöht die Akzeptanz.
Gleichzeitig mit der Aufnahme empfiehlt es sich, auch die Transkription zu aktivieren. Klicke erneut auf Weitere Aktionen und wähle Transkription starten. Das Transkript ist die Grundlage, auf der die KI ihre Zusammenfassung erstellt. Ohne Transkript ist Intelligent Recap nicht verfügbar.
Schritt 2: Intelligent Recap nach der Besprechung öffnen
Nachdem die Besprechung beendet ist, dauert es je nach Länge der Aufnahme zwischen wenigen Minuten und einer Stunde, bis die KI-Zusammenfassung fertig ist. Du erhältst keine separate Benachrichtigung, aber du findest den Recap direkt im Teams-Kalender.
Öffne in Teams deinen Kalender und klicke auf den entsprechenden Besprechungseintrag. Du siehst jetzt mehrere Reiter: Übersicht, Aufzeichnung, Transkript und Recap.
Klicke auf Recap. Hier findest du die vollständige KI-Zusammenfassung. Die Zusammenfassung ist in Abschnitte unterteilt. Oben siehst du die wichtigsten Themen der Besprechung, darunter die Aktionspunkte mit den verantwortlichen Personen. Rechts daneben ist eine Zeitleiste des Videos mit Kapitelmarken.
Schritt 3: Aktionspunkte direkt in Planner oder To Do übernehmen
Das Beste an Intelligent Recap ist nicht die Zusammenfassung an sich, sondern was du damit machst. Die KI erkennt, wenn in der Besprechung Aufgaben vergeben wurden, und zeigt diese als Aktionspunkte an.
Du siehst zum Beispiel: «Lisa bis Freitag: Angebot für Kunde XY vorbereiten.» Klicke auf den Aktionspunkt und wähle In Planner hinzufügen oder Zu meinen Aufgaben (To Do) hinzufügen. Die Aufgabe wird direkt mit dem Kontext aus der Besprechung erstellt, inklusive einem Link zurück zur Besprechungsaufzeichnung. So verliert keine Aufgabe ihren Kontext.
Schritt 4: Custom AI Summary für individuelle Zusammenfassungen
Wenn du eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz hast, steht dir zusätzlich die Custom AI Summary zur Verfügung. Mit dieser Funktion kannst du der KI vorgeben, worauf sie sich bei der Zusammenfassung besonders konzentrieren soll.
Geh im Recap-Tab auf Copilot und wähle Eigene Zusammenfassung anpassen. Du kannst entweder aus vordefinierten Vorlagen wählen oder eigene Anweisungen eingeben, zum Beispiel:
- «Fasse die Besprechung aus Sicht der Verkaufsabteilung zusammen.»
- «Hebe alle Entscheidungen hervor, die Auswirkungen auf das Budget haben.»
- «Liste alle Fragen auf, die noch offen geblieben sind.»
Die KI erstellt daraufhin eine massgeschneiderte Zusammenfassung, die genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das spart enorm viel Zeit, wenn du regelmässig an langen Besprechungen teilnimmst.
Schritt 5: Video Recap für Abwesende nutzen
Seit Anfang 2026 bietet Intelligent Recap auch den Video Recap an. Diese Funktion erstellt aus der Aufnahme automatisch kurze Video-Highlights mit gesprochenem Kommentar.
Du findest Video Recap ebenfalls im Recap-Tab, direkt unterhalb der Textzusammenfassung. Klicke auf Video-Highlights anzeigen, um den automatisch generierten Kurzfilm zu starten. Teile den Video Recap direkt aus Teams heraus: Klicke auf Teilen und wähle, ob du den Link per Chat senden oder in einem Kanal posten möchtest.
Schritt 6: Recap-Zugriff für das gesamte Team einrichten
Standardmässig haben alle Teilnehmenden einer aufgezeichneten Besprechung Zugriff auf den Recap. Wenn du möchtest, dass auch Personen, die nicht eingeladen waren, die Zusammenfassung einsehen können, musst du den Zugriff explizit freigeben.
Geh im Recap-Tab auf das Teilen-Symbol und wähle Personen hinzufügen. Alternativ kannst du den Recap direkt in einen Teams-Kanal posten: Klicke auf Zu Kanal posten, wähle den entsprechenden Kanal und füge optional einen kurzen Kommentar hinzu. Alle Kanalmitglieder sehen dann den Recap direkt in ihrem Kanal-Feed.
Praxistipp: Benutzerdefiniertes Wörterbuch für Fachbegriffe
Wenn du in einer Branche arbeitest, die viele Fachbegriffe, Produktnamen oder Abkürzungen verwendet, lohnt es sich, das benutzerdefinierte Wörterbuch (Custom Dictionary) in Teams einzurichten. Damit erkennt und transkribiert Teams deine branchenspezifischen Begriffe korrekt, was direkt die Qualität der KI-Zusammenfassung verbessert.
Dein IT-Administrator kann das Wörterbuch im Teams Admin Center unter Spracheinstellungen konfigurieren. Leg eine Liste mit deinen wichtigsten Fachbegriffen an und reiche sie beim IT-Team ein. Der Aufwand ist minimal, der Nutzen erheblich.
Fazit & nächster Schritt
Intelligent Recap in Microsoft Teams ist eine der praktischsten KI-Funktionen im M365-Ökosystem. Du sparst nicht nur Zeit beim Protokollieren, sondern verpasst auch keine Aktionspunkte mehr. Mit den neuen Features aus 2026 wie Custom AI Summary und Video Recap ist das Feature noch nützlicher geworden.
Probier es jetzt aus: Zeichne deine nächste Teams-Besprechung auf, aktiviere die Transkription und lass die KI die Arbeit machen. Du wirst nicht mehr ohne Intelligent Recap arbeiten wollen.
