Du suchst in OneDrive nach einem Angebot und findest gleich drei ähnliche Versionen: «Angebot_final.docx», «Angebot_final_2.docx» und «Angebot_final_NEU.docx». Welche davon hast du zuletzt an die Kundin geschickt? Du weisst es nicht mehr genau und öffnest alle drei nacheinander, um die Unterschiede von Hand herauszusuchen. Genau an diesem Alltagsproblem hat Microsoft in den letzten Wochen angesetzt. Seit Juni 2026 schlägt dir Copilot in OneDrive passende Dateinamen vor, vergleicht auf Wunsch gleich fünf Dokumente gleichzeitig und fasst lange Berichte in Sekunden zusammen, egal ob am Rechner oder unterwegs am Handy 📁. Die Neuerungen sind Teil eines grösseren Rollouts, mit dem Microsoft OneDrive in den kommenden Monaten deutlich stärker mit Copilot verzahnt. Ich zeige dir fünf dieser neuen Funktionen und wie du sie ab heute nutzt.
Für die Schritte 1 bis 4 brauchst du eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz. Schritt 5 funktioniert unabhängig davon für alle, die OneDrive über microsoft365.com nutzen.
Schritt 1: Kryptische Dateinamen automatisch loswerden
Die intelligente Umbenennung (Copilot Suggested Rename) analysiert seit Juni 2026 den Inhalt einer Datei und schlägt dir drei aussagekräftige Namen vor, statt dass du dir selbst etwas wie «Endversion_final_3.docx» ausdenken musst. Aktuell steht die Funktion nur in der Web-Version von OneDrive zur Verfügung, in der Desktop-Synchronisierung noch nicht.
So nutzt du die Umbenennung:
- Melde dich unter microsoft365.com an und öffne OneDrive im Browser.
- Lade ein unterstütztes Dokument hoch, Word, PowerPoint, Excel, PDF, Markdown und Bilder funktionieren bereits. Nach dem Hochladen erscheint automatisch ein Hinweis mit drei Namensvorschlägen.
- Alternativ klickst du eine bestehende Datei mit der rechten Maustaste an und wählst Umbenennen, im Dialogfenster erscheinen dieselben drei KI-Vorschläge zur Auswahl.
- Übernimm einen Vorschlag mit einem Klick oder passe ihn vor dem Speichern noch von Hand an.
Besonders bei Verträgen, Angeboten und Protokollen lohnt sich das, weil du auf einen Blick erkennst worum es in einer Datei geht, ohne sie zu öffnen. Wie bei den meisten Rollouts kann es ein paar Wochen dauern, bis die Funktion bei dir im Tenant erscheint, ungeduldig werden lohnt sich hier nicht.
Schritt 2: Lange Dokumente per Rechtsklick zusammenfassen lassen
Ein 40-seitiges Protokoll musst du nicht mehr komplett lesen, bevor du in ein Meeting gehst. Copilot fasst Dokumente direkt in OneDrive zusammen, ohne dass du die Datei überhaupt öffnest.
So gehst du vor:
- Klicke die gewünschte Datei in OneDrive im Web mit der rechten Maustaste an.
- Wähle im Copilot-Menü die Option Zusammenfassen.
- Lies die generierte Zusammenfassung direkt in der Vorschau oder stell gezielt einzelne Fragen zum Inhalt.
Unter Windows findest du dieselbe Funktion inzwischen auch direkt im Explorer, im Aktivitätscenter (Activity Center) einer Datei. Den Umweg über den Browser brauchst du damit nicht mehr zwingend. Gerade bei langen Protokollen, Angeboten oder Reports aus dem Team spart dir das oft mehrere Minuten Lesezeit, bevor du überhaupt weisst ob die Datei für dich relevant ist.
Schritt 3: Bis zu fünf Dateien auf einen Blick vergleichen
Zurück zum Beispiel vom Anfang: Statt drei ähnlich benannte Angebote von Hand zu vergleichen, erledigt das Copilot für dich, inklusive übersichtlicher Tabelle.
So vergleichst du Dateien:
- Wähle in OneDrive im Web oder im Windows-Explorer bis zu fünf Dateien gleichzeitig aus. PDFs, Word-Dokumente und Excel-Tabellen lassen sich dabei beliebig mischen.
- Klicke mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wähle im Copilot-Menü Dateien vergleichen.
- Copilot erstellt eine Tabelle, die Unterschiede bei Inhalt, Datum und Kennzahlen übersichtlich gegenüberstellt.
Für Vertragsversionen, Offerten oder Budgetpläne mit mehreren Bearbeitungsrunden ist das eine der nützlichsten neuen Funktionen überhaupt. Du musst Abweichungen nicht mehr selbst suchen, Copilot zeigt sie dir direkt an. Gerade bei Excel-Tabellen mit vielen Zahlen ist das spürbar schneller, als jede Zelle von Hand zu vergleichen.
Schritt 4: PDFs unterwegs am Handy prüfen
Copilot in der Microsoft 365 App wertet PDFs jetzt auch mobil aus, praktisch wenn du kurz vor einem Kundentermin doch nochmals einen Vertrag überfliegen willst.
So funktioniert es am Smartphone oder Tablet:
- Öffne die Microsoft 365 App und wechsle zu deinem OneDrive.
- Tippe die gewünschte PDF-Datei an und öffne den Copilot-Button in der Vorschau.
- Stell deine Frage in normaler Sprache, zum Beispiel «Was ist die Kündigungsfrist in diesem Vertrag?», oder lass dir die wichtigsten Punkte zusammenfassen.
Das mühsame Durchscrollen langer PDFs auf dem kleinen Bildschirm entfällt damit komplett. Auch Verträge, Handbücher oder Reports lassen sich so unterwegs schnell prüfen, ohne dass du extra den Laptop aufklappen musst.
Schritt 5: Auch SharePoint-Inhalte über die OneDrive-Suche finden
Die Suche in OneDrive zeigt dir inzwischen nicht mehr nur eigene Dateien und Ordner an, sondern auch passende SharePoint-Dokumentbibliotheken deines Teams gleich mit.
So nutzt du die erweiterte Suche:
- Tippe deinen Suchbegriff wie gewohnt oben in OneDrive ein.
- Achte in den Ergebnissen zusätzlich auf vorgeschlagene Dokumentbibliotheken, sie erscheinen neben den einzelnen Dateitreffern.
- Klicke direkt hinein, um die komplette Team-Bibliothek zu öffnen, statt vorher separat über SharePoint zu suchen.
Gerade wenn du nicht mehr sicher weisst, ob eine Datei bei dir persönlich oder im Team-Bereich liegt, sparst du dir damit einen Umweg. Praktisch ist das vor allem, wenn du erst seit Kurzem im Team bist und noch nicht genau weisst, wo welche Ablage liegt. 🔍
Mein Praxistipp aus dem Alltag
Ein Kombi-Trick aus der Praxis: Sobald mehrere Personen an derselben Offerte oder demselben Vertrag arbeiten, lass jede neue Version zuerst durch die intelligente Umbenennung laufen und übernimm den Vorschlag mit einer fortlaufenden Nummer, zum Beispiel «Offerte_KundeMeier_V3». Danach reicht ein Rechtsklick auf die letzten zwei Versionen und Dateien vergleichen, um in Sekunden zu sehen was sich seit dem letzten Mal geändert hat. Das Rätselraten, welche Version die aktuelle ist, ist damit endgültig vorbei. Gerade in grösseren Teams mit häufigem Hin und Her spart dir diese Kombination jede Woche einige Minuten Suchzeit.
Fazit & CTA
Fünf Funktionen mit einem gemeinsamen Nenner: weniger Zeit für Dateiverwaltung, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Eine neue App musst du dafür nicht installieren, die meisten Funktionen findest du direkt im gewohnten Rechtsklick-Menü von OneDrive. Nimm dir heute zehn Minuten und probiere mindestens eine der fünf Funktionen an einer echten Datei aus, am schnellsten klappt das mit der intelligenten Umbenennung beim nächsten Upload. Probiere es jetzt aus. ✅
