Copilot entwirft dir E-Mails – aber der Stil ist ein Kompromiss. Mit benutzerdefinierten Anweisungen erklärst du ihm einmal deine Art zu schreiben und bekommst ab dann Entwürfe, die klingen wie du.
Was sind benutzerdefinierte Anweisungen?
Benutzerdefinierte Anweisungen sind dauerhafte Regeln, die du Copilot einmalig mitgibst – zum Beispiel deinen bevorzugten Ton, die gewünschte Länge oder eine bestimmte Begrüssungsformel. Sobald du sie gespeichert hast, wendet Copilot diese Vorgaben bei jedem neuen Entwurf automatisch an.
Stell es dir vor wie ein Briefing an einen neuen Assistenten: Statt bei jeder Anfrage zu erklären, wie du schreibst, sagst du es einmal – und er merkt es sich.
Auf einen Blick
- Einmalig einrichten, dauerhaft aktiv
- Gilt für neue E-Mails und Antworten
- Vollständig anpassbar: Ton, Länge, Anrede, Abschluss, Sprache
- Jederzeit aktualisierbar
Was du brauchst
- Microsoft 365 Copilot-Lizenz (nicht im Basis-M365-Abo enthalten)
- Neues Outlook (Windows oder Mac) oder Outlook im Web – das klassische Outlook unterstützt diese Funktion noch nicht
- Schau oben rechts in Outlook nach – die neue Oberfläche ist deutlich aufgeräumter
Schritt für Schritt: So richtest du es ein
- Öffne die Copilot-Einstellungen in Outlook
- Aktiviere die Box «Benutzerdefinierte Anweisungen beim Verfassen von E-Mails verwenden»
- Füge deine Anweisungen hinzu
- Speichere sie
Das war's. Ab sofort arbeitet Copilot in Outlook nach deinen Regeln – ohne dass du bei jedem Entwurf etwas erklären musst.
Überprüfe die Ergebnisse von Copilot
Lass anschliessend Copilot eine Antwort auf eine E-Mail entwerfen. Prüfe nun, ob der Entwurf deinem Stil entspricht. Noch nicht zufrieden? Passe deine Anweisungen weiter an – es lohnt sich.
Was du in die Anweisungen schreiben kannst
Es gibt keine vorgegebene Struktur. Du kannst einfach in natürlicher Sprache beschreiben, wie du kommunizieren möchtest.
Ton
«Verwende immer einen freundlichen, aber professionellen Ton. Vermeide übermässig formelle Sprache.»
Länge
«Halte E-Mails kurz – maximal 5 Sätze für Routinenachrichten, ausführlicher nur bei komplexen Themen.»
Anrede
«Beginne interne E-Mails mit ‹Hallo [Name]!› und externe mit ‹Guten Tag [Name]›.»
Abschluss
«Beende E-Mails mit ‹Freundliche Grüsse [Dein Name]› und füge keinen separaten Abschlusssatz hinzu – meine Signatur übernimmt das.»
Sprache
«Schreibe auf Deutsch, ausser die ursprüngliche E-Mail war auf Englisch – dann antworte auf Englisch.»
5 Tipps für bessere Ergebnisse
- Sei konkret: «Freundlich» ist vage. «Verwende den Vornamen, halte den Ton warm und stelle am Ende eine Frage» – das ist präzise.
- Sag auch, was Copilot nicht tun soll: z. B. «Verwende nicht ‹wie besprochen› oder ‹gemäss meiner letzten E-Mail›.»
- Definiere Länge messbar: Statt «kurz» besser «maximal 3 Sätze bei Standardnachrichten.»
- Teste und verfeinere: Nach dem Speichern ein paar Entwürfe testen und die Formulierungen bei Bedarf anpassen.
- Halte sie aktuell: Neue Aufgabe, neuer Stil? Geh einfach zurück in die Einstellungen und aktualisiere deine Anweisungen.
Nicht sicher, welche benutzerdefinierten Anweisungen du hinzufügen sollst?
Dieser Trick hilft dir weiter:
- Öffne einen neuen Chat in Copilot
- Führe diesen Prompt aus: «Analysiere meine letzten 200 E-Mails und leite daraus benutzerdefinierte Anweisungen für Copilot in Outlook ab, die ich 1:1 kopieren kann.»
- Kopiere das Ergebnis in die benutzerdefinierten Anweisungen
- Teste und verfeinere es
Fazit
Benutzerdefinierte Anweisungen sind eine der nützlichsten und am wenigsten bekannten Funktionen von Copilot in Outlook. Die Einrichtung dauert zwei Minuten – der Effekt ist dauerhaft.
«Einmal sagen, was du willst. Copilot schreibt es für immer so.»
