Microsoft Teams kennen inzwischen alle. Microsoft Loop hingegen ist für die meisten noch eine Blackbox. Zu Unrecht. Denn gerade die Kombination von Loop und Teams bietet neue Möglichkeiten – auch und gerade für Meetings.
Klassische Probleme rund um Meetings
So oder so ähnlich werden die meisten Meetings typischerweise organisiert, durchgeführt und nachbereitet:
- Vor dem Meeting: Eine Person lädt via Outlook zu einem Teams-Meeting ein, definiert die Agenda in der Meetingeinladung (oder es fehlt eine Agenda ganz), und die Meetingteilnehmenden haben keine Möglichkeit, die Agenda um wichtige Punkte zu ergänzen.
- Während dem Meeting: Weil die Agenda in der Termineinladung nicht bearbeitet werden kann, müssen Meetingnotizen und Beschlüsse in einer separaten Anwendung dokumentiert werden (oder sie werden gar auf Papier erfasst).
- Nach dem Meeting: Keine gemeinsame Dokumentation für alle Beteiligten. Jede:r notiert für sich. Abstimmungsprobleme sind keine Seltenheit.
Schlauere Meetings mit Loop
Loop gibt Teams die Möglichkeit, Meetings lebendiger zu gestalten. Jede:r kann die Meetingnotizen vor, während und nach dem Meeting bearbeiten und ergänzen. Änderungen werden automatisch synchronisiert.
Weil Loop mit anderen Microsoft 365-Anwendungen verknüpft ist – zum Beispiel Microsoft Planner für gemeinsame Aufgaben – verbessert sich der gesamte Prozess rund um Meetings.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Meeting via Teams organisieren
- Erstelle das Meeting über den Kalender in Microsoft Teams
- Wähle «Eine Agenda hinzufügen»
Schritt 2: Agenda festlegen
Die Loop-Komponente für die Besprechungsnotizen ist erstellt. Definiere die Agenda und erwähne bestimmte Personen mit der @Erwähnung, damit sie wissen, wofür sie zuständig sein werden.
Schritt 3: Ergänzungen durch Meetingteilnehmende
Alle Meetingteilnehmenden können noch vor dem Meeting Ergänzungen vornehmen, zum Beispiel direkt in der E-Mail-Einladung in Outlook.
Schritt 4: Besprechungsnotizen und Folgeaufgaben während dem Meeting
- Alle Meetingteilnehmenden sehen die Agenda, Notizen und Aufgaben direkt im Teams-Meeting
- Alle Meetingteilnehmenden können zeitgleich protokollieren und ihre Gedanken niederschreiben
- Folgeaufgaben können definiert, zugewiesen und terminiert werden. Diese Aufgaben werden mit Microsoft Planner und Microsoft To Do synchronisiert
Schritt 5: Besprechungsnotizen nach dem Meeting weiterverarbeiten
Die Besprechungsnotizen werden als neue Seite in Microsoft Loop gespeichert, zugänglich für alle Teilnehmenden:
- Öffne Microsoft Loop
- Wähle links «Besprechungsnotizen»
- Wähle anschliessend über das Kalendersymbol den gewünschten Tag und die Besprechungsnotiz aus
Schritt 6: Folgeaufgaben in Planner oder To Do öffnen
Die im Meeting festgelegten Folgeaufgaben kannst du in Planner oder To Do bearbeiten und ergänzen. Die Aufgaben öffnen sich in Microsoft Planner und lassen sich um weitere Details anreichern.
Schritt 7: Änderungen werden automatisch synchronisiert
Wenn eine Aufgabe im Planner als erledigt markiert wird oder weitere Notizen ergänzt werden, wird dies auf der Loop-Seite automatisch synchronisiert.
Schritt 8: Besprechungsnotizen zu einem Arbeitsbereich hinzufügen
Über das Arbeitsbereich-Symbol kannst du die Besprechungsnotizen zu einem bestimmten Arbeitsbereich hinzufügen, zum Beispiel zu einem Arbeitsbereich für ein bestimmtes Projekt.
Fazit
Wer Meetings schlauer organisieren will, hat mit der Loop-Komponente in Teams-Meetings eine leistungsfähige Lösung. Sie verbessert die Zusammenarbeit vor, während und nach den Meetings. Alle können partizipieren. Änderungen werden automatisch synchronisiert. Alle sind immer auf dem aktuellen Stand.
