Du organisierst ein grösseres Vorhaben über mehrere Planner-Pläne gleichzeitig, einen pro Abteilung oder pro Projektphase. Um herauszufinden, wo es harzt, klickst du dich nacheinander durch jeden einzelnen Plan, weil bisher keine Verbindung zwischen ihnen bestand. Gleichzeitig sehen sich in der Raster-Ansicht alle Zeilen zum Verwechseln ähnlich, egal ob eine Aufgabe seit Tagen überfällig ist oder längst erledigt wurde. Genau hier setzt Microsoft im September 2026 mit zwei neuen Funktionen für Planner Premium an. Verknüpfte Pläne, im Original Connected Plans, verbinden zusammengehörende Projekte direkt miteinander. Bedingte Farbgebung, im Original Conditional Coloring, hebt wichtige Aufgaben automatisch farblich hervor, ähnlich wie du es aus der bedingten Formatierung in excel.cloud.microsoft kennst. Ich zeige dir, wie beide Funktionen funktionieren und wie du sie im Alltag kombinierst.
Schritt 1: Die Ausgangslage: Premium- statt Basic-Plan
Seit August 2025 ist Planner der offizielle Nachfolger von Project für das Web und deckt die klassische Projektplanung mit ab. Für die beiden neuen Funktionen brauchst du allerdings einen Plan, der als Premium-Plan angelegt wurde statt als kostenloser Basic-Plan. Ob ein bestehender Plan schon Premium ist, siehst du am entsprechenden Label direkt neben dem Plannamen. Nutzt dein Team in einem Plan bereits Zeitachse, Sprints, Abhängigkeiten oder den kritischen Pfad, läuft dieser Plan bereits als Premium und die beiden neuen Funktionen erscheinen dort automatisch, sobald der Rollout deinen Tenant erreicht. Für neue Pläne wählst du beim Erstellen bewusst Premium statt Basic, wenn du Verknüpfte Pläne oder Bedingte Farbgebung nutzen willst. Premium-Funktionen setzen eine Planner-and-Project-Lizenz voraus, in der Regel Plan 3 oder Plan 5. 📅 Der Rollout beider Funktionen läuft im September 2026 weltweit an, zuerst im Web und in Teams.
Schritt 2: Verknüpfte Pläne einrichten
Öffne den Plan, den du mit einem oder mehreren anderen verbinden willst, zum Beispiel über planner.cloud.microsoft oder direkt im zugehörigen Teams-Kanal. So gehst du vor, sobald Verknüpfte Pläne bei dir aktiv ist:
- Öffne die weiteren Optionen des Plans über das Menü-Symbol oben rechts.
- Wähle die Option zum Verknüpfen von Plänen aus.
- Suche den oder die bestehenden Pläne, die inhaltlich zu deinem aktuellen Vorhaben gehören, etwa separate Pläne für Kommunikation, Testing und Schulung rund um denselben Rollout.
- Bestätige die Verknüpfung. Sie gilt automatisch in beide Richtungen.
Nach der Verknüpfung siehst du im Plan einen direkten Einstieg zu den verbundenen Plänen und wechselst mit einem Klick dorthin, statt vorher in Teams nach dem richtigen Kanal zu suchen. Bei einem grösseren Vorhaben mit vier oder fünf Teil-Plänen sparst du dir damit im Tagesgeschäft spürbar viele Klicks.
Schritt 3: Bedingte Farbgebung aktivieren
Wechsle im gewünschten Plan zuerst in die Raster-Ansicht, dort setzt Microsoft die Bedingte Farbgebung technisch um. Anschliessend gehst du so vor:
- Öffne über das Spaltenmenü oder die Ansichtsoptionen den Bereich für Bedingte Farbgebung.
- Lege eine neue Regel an und wähle das Attribut, auf das sie sich bezieht, etwa Fälligkeitsdatum, Priorität oder Fortschritt.
- Bestimme die Bedingung, zum Beispiel «Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit» oder «Priorität ist Dringend».
- Lege die Farbe fest, mit der Planner passende Aufgaben markiert und speichere die Regel.
Das Prinzip entspricht genau der bedingten Formatierung, wie du sie aus excel.cloud.microsoft kennst, nur dass hier ganze Aufgabenzeilen statt einzelner Zellen eingefärbt werden. Denk daran: Diese Funktion steht ausschliesslich in Premium-Plänen zur Verfügung, ein Basic-Plan zeigt die Option gar nicht erst an.
Schritt 4: Sinnvolle Farbregeln für den Projektalltag
Drei bis vier Regeln reichen völlig aus, mehr sorgt nur für visuelles Rauschen statt für Übersicht. Bewährt haben sich in der Beratungspraxis diese Kombinationen: Rot für überfällige Aufgaben, Gelb für Aufgaben mit hoher Priorität und einem Fälligkeitsdatum innerhalb der nächsten drei Tage sowie Grün für Aufgaben, die bereits vor dem geplanten Termin abgeschlossen wurden. Achte darauf, dieselben Regeln über alle verknüpften Pläne hinweg zu verwenden, sonst bedeutet Rot im einen Plan etwas anderes als im nächsten und die ganze Übersicht kippt wieder ins Chaos. 🎨 Sprich die Farblogik einmal kurz im Team ab, dann versteht jede und jeder auf Anhieb, was eine Farbe bedeutet, ohne die Regel selbst nachschlagen zu müssen.
Schritt 5: Portfolios und Eigene Aufgaben ergänzend nutzen
Verknüpfte Pläne und Bedingte Farbgebung wirken am besten im Zusammenspiel mit zwei bestehenden Funktionen. Mit einer Planner-and-Project-Lizenz fasst du mehrere Premium-Pläne zusätzlich in einem Portfolio zusammen und siehst Zeitachse und Fortschritt aller enthaltenen Pläne auf einen Blick in der Roadmap-Ansicht. Für dich persönlich lohnt sich daneben die Ansicht Eigene Aufgaben, die deine Aufgaben aus sämtlichen Plänen zusammenführt, unabhängig davon, ob die Pläne miteinander verknüpft sind. Wer zusätzlich den Planner-Agenten von Copilot nutzt, lässt sich auf Zuruf eine kurze Statuszusammenfassung über ein ganzes Portfolio oder einen einzelnen Plan erstellen, ganz ohne jede Zeile selbst durchzugehen. 🤖
Schritt 6: Rollout im Team gut vorbereiten
Bevor Verknüpfte Pläne und Bedingte Farbgebung bei deinem ganzen Team auftauchen, lohnt sich eine kurze Vorbereitung. Informiere zuerst jene Personen, die mehrere Pläne gleichzeitig verantworten, weil bei ihnen der Unterschied am ehesten auffällt. Kläre im Team, welche Pläne inhaltlich zusammengehören und tatsächlich verknüpft werden sollen, statt wahllos alle vorhandenen Pläne miteinander zu verbinden. Prüfe ausserdem, welche eurer Pläne aktuell noch als Basic-Plan laufen und ob sich für das jeweilige Vorhaben ein Umstieg auf Premium lohnt. Wer diese drei Punkte vorab klärt, erspart sich hinterher Rückfragen und uneinheitlich gepflegte Farbregeln.
Mein Praxistipp aus der Beratungspraxis
Leg deine erste Farbregel testweise nur in einem einzigen Plan an, bevor du sie auf alle verknüpften Pläne überträgst. So siehst du innert ein bis zwei Tagen, ob die gewählte Bedingung wirklich die Aufgaben markiert, die du erwartest, oder ob zum Beispiel abgeschlossene Aufgaben versehentlich auch rot erscheinen. Erst wenn eine Regel im Testplan zuverlässig funktioniert, übertrage ich sie auf die restlichen verknüpften Pläne. Das kostet dich insgesamt keine zehn Minuten zusätzlich, erspart dir aber eine mühsame Korrektur über mehrere Pläne hinweg, falls die erste Version der Regel noch nicht ganz passt.
Fazit & CTA
Verknüpfte Pläne und Bedingte Farbgebung nehmen dir in Planner Premium genau die zwei grössten Reibungspunkte bei mehreren gleichzeitig laufenden Projekten ab: das lästige Hin- und Herspringen zwischen Plänen und das mühsame Suchen nach den wirklich wichtigen Aufgaben in einer langen Liste. Beide Funktionen starten im September 2026 als Rollout weltweit, Details dazu findest du direkt in der Microsoft-365-Roadmap zu Verknüpften Plänen und in der Roadmap zur Bedingten Farbgebung. Sobald beides bei dir sichtbar wird, leg direkt los und verknüpfe deine wichtigsten laufenden Pläne. Probiere es jetzt aus.
