Wer kennt das nicht: Eine gescannte Vertragsvorlage landet im Posteingang, und um einen einzigen Text zu markieren, ein Wasserzeichen zu setzen oder das Dokument mit einem Passwort zu schützen, startet man zuerst Adobe Acrobat – oder kauft gleich eine teure Extralizenz dafür. Das hat ein Ende. Microsoft hat OneDrive und SharePoint im Frühjahr 2026 um eine Reihe praktischer PDF-Werkzeuge erweitert, die direkt im Browser laufen. OCR (Texterkennung), Anmerkungen, Wasserzeichen und Passwortschutz – alles ohne zusätzliche Software, alles in deinem gewohnten M365-Umfeld.
In diesem Beitrag zeige ich dir, welche neuen Funktionen jetzt verfügbar sind, wie du sie öffnest und wo du mit ihnen im Alltag wirklich Zeit sparst. Keine komplizierte Einrichtung, kein Extra-Abo – nur dein bestehendes Microsoft 365.
Schritt 1: Jedes PDF direkt in OneDrive oder SharePoint öffnen
Das Fundament ist der integrierte PDF-Viewer, den Microsoft schon seit einigen Jahren in OneDrive und SharePoint eingebaut hat. Wenn du eine PDF-Datei in OneDrive oder SharePoint anklickst, öffnet sie sich direkt im Browser – kein Download, kein externes Programm. 📄
Was viele nicht wissen: Dieser Viewer hat in den letzten Monaten erhebliche Verbesserungen erhalten. Rechts oben im Viewer findest du jetzt eine Werkzeugpalette mit den neuen Funktionen, die ich in den nächsten Schritten durchgehe. Öffne einfach deine gewünschte PDF-Datei auf OneDrive oder in SharePoint – und die Tools stehen dir sofort zur Verfügung.
Für SharePoint-Bibliotheken gilt dasselbe: Klicke auf eine PDF-Datei in deiner Dokumentenbibliothek, und sie öffnet sich im Viewer mit allen neuen Werkzeugen.
Schritt 2: OCR – Gescannte PDFs endlich durchsuchbar machen
Das ist für viele die nützlichste neue Funktion. 🔍 Wenn du ein gescanntes Dokument als PDF hast – eine unterschriebene Vereinbarung, einen alten Vertrag, ein Formular – ist der Text darin für das System unsichtbar. Du kannst nichts markieren, nichts durchsuchen, und Copilot kann den Inhalt nicht lesen.
Mit der neuen OCR-Funktion (Optical Character Recognition, also Texterkennung) in OneDrive und SharePoint ändert sich das:
- Öffne die gescannte PDF-Datei im Viewer.
- Klicke oben in der Werkzeugpalette auf «Text erkennen» oder das OCR-Symbol.
- OneDrive verarbeitet die Datei im Hintergrund – das dauert je nach Grösse wenige Sekunden bis eine Minute.
- Danach ist der Text vollständig durchsuchbar: Du kannst mit Ctrl+F (bzw. Cmd+F auf dem Mac) im Dokument suchen, Text markieren und kopieren.
Besonders wertvoll: Sobald OCR verarbeitet wurde, kann auch Copilot den Inhalt des Dokuments lesen und beantworten. Wenn du also in Copilot Chat fragst «Was steht in diesem Vertrag bezüglich Kündigungsfristen?», bekommt Copilot auch bei gescannten PDFs eine präzise Antwort.
Hinweis: Die OCR-Verarbeitung geschieht einmalig pro Datei. Danach bleibt die Datei dauerhaft durchsuchbar – auch für andere Personen, die Zugriff auf dieselbe SharePoint-Bibliothek haben.
Schritt 3: Mit der Inhaltsverzeichnis-Navigation schnell zum richtigen Abschnitt
Wer oft mit längeren Dokumenten arbeitet – Verträge, Berichte, Handbücher – kennt das mühsame Scrollen durch hundert Seiten. Die neue Inhaltsverzeichnis-Navigation löst das. 📑
Falls dein PDF ein strukturiertes Inhaltsverzeichnis enthält, erkennst du links im Viewer jetzt ein Kapitel-Symbol. Klicke darauf und du siehst die gesamte Struktur des Dokuments als klickbare Liste. Mit einem einzigen Klick springst du direkt zu Kapitel 4.2 oder Anhang B – ohne zu scrollen.
Das klingt nach einer Kleinigkeit, spart aber bei langen Review-Prozessen und Audits erstaunlich viel Zeit. Ich nutze das besonders bei Jahresberichten und bei Verträgen, die ich nach bestimmten Klauseln durchsuche.
Falls das Inhaltsverzeichnis-Symbol nicht erscheint, liegt es daran, dass die PDF keine eingebettete Struktur enthält. Das ist bei gescannten PDFs häufig der Fall – dort hilft dann OCR (Schritt 2) weiter.
Schritt 4: Anmerkungen hinzufügen – direkt im Browser kommentieren
Anmerkungen und Kommentare direkt in PDFs setzen war bisher Acrobat-Territorium. Jetzt geht das direkt in OneDrive und SharePoint. ✍️
Öffne die PDF-Datei im Viewer und wähle in der Werkzeugpalette oben das Stift-Symbol für Anmerkungen. Dir stehen folgende Werkzeuge zur Verfügung:
- Text markieren (Hervorheben): Markiere einen Textabschnitt und wähle eine Farbe. Ideal für Reviews und Dokumentenprüfungen.
- Freihandzeichnungen: Zeichne direkt auf der Seite, z.B. um auf einen bestimmten Bereich hinzuweisen.
- Textstempel: Setze vordefinierte Stempel wie «Genehmigt», «Zur Überarbeitung» oder «Vertraulich» auf einzelne Seiten.
- Kommentarfeld: Füge einen beschrifteten Kommentarkasten ein, der beim Drüberfahren mit der Maus aufklappt.
Die Anmerkungen werden direkt in der Datei gespeichert. Wenn du die PDF-Datei danach herunterlädst oder mit jemandem teilst, sind die Markierungen sichtbar. Das macht den Review-Prozess im Team deutlich einfacher – alle arbeiten an derselben Datei, ohne Versionswirrwarr.
Schritt 5: Wasserzeichen setzen – für Entwürfe und vertrauliche Dokumente
Ich setze Wasserzeichen vor allem in zwei Situationen: Bei Angeboten, die ich zur internen Freigabe versende, und bei Dokumenten, die noch nicht final sind und keine Verbreitung finden sollen. 🔒
So fügst du ein Wasserzeichen hinzu:
- Öffne die PDF-Datei im OneDrive- oder SharePoint-Viewer.
- Klicke in der Werkzeugpalette auf «Wasserzeichen».
- Wähle einen vordefinierten Text (z.B. «ENTWURF», «VERTRAULICH», «INTERN») oder gib einen eigenen Text ein.
- Passe Schriftgrösse, Transparenz und Ausrichtung (diagonal oder horizontal) an.
- Klicke auf «Anwenden» – das Wasserzeichen wird auf alle Seiten des Dokuments gedruckt.
Das Wasserzeichen ist Teil des Dokuments und kann ohne die entsprechenden Bearbeitungsrechte nicht entfernt werden. Es schützt vor unbeabsichtigter Weiterleitung und macht den Status des Dokuments sofort klar – für jeden, der die Datei öffnet.
Tipp für IT-Admins: In SharePoint-Bibliotheken lassen sich Wasserzeichen auch automatisch über Sensitivitätsetiketten (Sensitivity Labels) erzwingen. Jedes Dokument mit dem Label «Vertraulich» erhält dann automatisch das entsprechende Wasserzeichen beim Export.
Schritt 6: Passwortschutz direkt aus OneDrive aktivieren
Der Passwortschutz für PDFs ist besonders nützlich, wenn du eine Datei per E-Mail versenden möchtest, aber sicherstellen willst, dass nur die richtige Person sie öffnen kann.
So gehst du vor:
- Öffne die PDF-Datei im Viewer oder klicke in der Bibliothek auf die drei Punkte (...) neben der Datei.
- Wähle «PDF schützen» oder «Passwort hinzufügen».
- Gib das gewünschte Passwort ein und bestätige es.
- Lade die passwortgeschützte Datei herunter – diese Version wird automatisch als neue Datei gespeichert, damit die Originalversion in OneDrive unverändert bleibt.
Teile das Passwort dann separat mit dem Empfänger – per Telefon oder über einen anderen Kanal, nie in derselben E-Mail wie das Dokument. Das ist der entscheidende Sicherheitsgewinn.
Wichtig: Der Passwortschutz ist eine Ergänzung zur Zugriffssteuerung über SharePoint-Freigaben, kein Ersatz. Für interne Dokumente ist die SharePoint-Berechtigung der bessere Weg. Der Passwortschutz empfiehlt sich vor allem für Dokumente, die du per E-Mail an externe Personen versendest.
Praxistipp: Wasserzeichen-Routine für Angebote
Ich habe mir folgende Routine angewöhnt: Jedes Angebot, das ich intern zur Freigabe versende, erhält automatisch das Wasserzeichen «ENTWURF». Erst nachdem die interne Freigabe erfolgt ist, erstelle ich die finale Version ohne Wasserzeichen und versende sie an den Kunden. 💡
Dafür halte ich zwei Dateiversionen in OneDrive: Angebot_Kundenname_Entwurf.pdf (mit Wasserzeichen) und Angebot_Kundenname_Final.pdf (ohne). Das klingt simpel – aber es hat mir schon mehrmals erspart, eine halbfertige Version an einen Kunden zu schicken. Das Gute daran: Der gesamte Prozess läuft jetzt direkt in OneDrive, ohne Acrobat zu öffnen.
Fazit & Handlungsaufruf
OneDrive und SharePoint sind längst mehr als ein simpler Cloudspeicher. Mit OCR, Anmerkungen, Wasserzeichen und Passwortschutz kannst du PDF-Dokumente heute direkt im Browser bearbeiten und schützen – ganz ohne Zusatzsoftware.
Probiere es jetzt aus: Öffne ein gescanntes Dokument in OneDrive und aktiviere die OCR-Funktion. Du wirst überrascht sein, wie viel schneller du danach darin navigierst – und wie einfach Copilot dann mit dem Inhalt umgehen kann. 🚀
