Du klickst bei einer wichtigen Datei zum dritten Mal auf Freigeben, weil du nicht mehr weisst, welcher der bisherigen Links noch gilt und wer damit eigentlich Zugriff hat. Eine Kollegin bekam letzte Woche einen Link, der externe Berater vorgestern einen anderen und irgendwo dazwischen hat vielleicht noch jemand Bearbeitungsrechte, von denen du gar nichts mehr weisst. Jeder neue Klick auf Freigeben erzeugte bisher einen weiteren Link mit eigenen Berechtigungen, während die alten Links munter weiterliefen. Genau dieses Chaos beseitigt Microsoft jetzt mit dem sogenannten Hero-Link, auf Deutsch am ehesten «Hauptfreigabe-Link». Jede Datei und jeder Ordner in OneDrive und SharePoint bekommt damit künftig nur noch einen einzigen, dauerhaften Freigabe-Link, den du jederzeit anpasst statt zu ersetzen. Der Rollout läuft ab Mitte September 2026 weltweit an. Ich zeige dir, was sich für dich als Nutzerin oder Nutzer konkret ändert und wie du dich am besten darauf vorbereitest.
Schritt 1: Was der Hero-Link grundsätzlich ändert
Bisher hast du bei jeder Freigabe im Grunde neu entschieden, für wen der Link gelten soll: nur für bestimmte Personen, für die ganze Organisation oder für alle, die ihn kennen. Jede Antwort erzeugte einen eigenen Link mit eigenen Berechtigungen, die irgendwo in den Tiefen der Datei gespeichert blieben und sich kaum mehr sauber nachvollziehen liessen. Mit dem Hero-Link dreht Microsoft dieses Prinzip um. Jede Datei und jeder Ordner bekommt genau einen Haupt-Link, der im Freigabe-Dialog immer an derselben Stelle steht, egal ob du ihn kopierst, per E-Mail versendest oder direkt über die Adresse im Browser aufrufst. Änderst du später den Empfängerkreis, aktualisierst du damit denselben Link, statt einen neuen zu erzeugen und ihn erneut zu verteilen. Schreibt dir eine Kollegin, sie könne die Datei nicht öffnen, reicht es also, den bestehenden Hero-Link zu erweitern, statt einen zweiten Link hinterherzuschicken. Wichtig zu wissen: Das direkte Hinzufügen einzelner Personen zu einer Datei bleibt unverändert der einfachste Weg zum Teilen und funktioniert genau wie bisher.
Schritt 2: Sicher ab Werk statt offen ab Werk
Der Hero-Link ist von Haus aus auf die Einstellung Nur hinzugefügte Personen gesetzt. Das heisst, der Link allein gewährt niemandem Zugriff, bevor du nicht aktiv jemanden hinzufügst. Erst wenn du es willst, öffnest du den Kreis auf Personen in der Organisation oder, sofern es die Richtlinien deines Unternehmens erlauben, auf Jede Person mit dem Link. Zusätzlich legst du fest, ob die Empfänger die Datei nur ansehen, bearbeiten oder ansehen ohne Download-Möglichkeit dürfen. Diese drei Stufen ersetzen die bisher oft unübersichtliche Liste an Freigabeoptionen durch einen einzigen, klar sichtbaren Schalter. 🔒 Bei neu erstellten Dateien und Ordnern gilt diese vorsichtige Voreinstellung automatisch, du musst also nichts zusätzlich konfigurieren, damit deine Inhalte nicht versehentlich zu offen geteilt werden. Für dich als Nutzerin oder Nutzer bedeutet das vor allem eines: Du siehst auf einen Blick, wie offen eine Datei aktuell geteilt ist, statt dich durch mehrere Untermenüs zu klicken.
Schritt 3: Den neuen Freigabe-Dialog im Alltag nutzen
Sobald der Hero-Link bei dir aktiv ist, läuft eine Freigabe in wenigen Schritten ab.
So gehst du vor:
- Öffne eine Datei oder einen Ordner in OneDrive, SharePoint oder direkt in Word, Excel oder PowerPoint, zum Beispiel über microsoft365.com.
- Klicke wie gewohnt auf Freigeben.
- Beim allerersten Öffnen zeigt dir Microsoft eine kurze Einführung in das neue Freigabe-Erlebnis, die danach nicht mehr erscheint.
- Wähle im Dialog, wer über den Hero-Link Zugriff erhält und mit welcher Berechtigung.
- Füge zusätzlich einzelne Personen direkt hinzu, wenn ausschliesslich sie Zugriff haben sollen, unabhängig vom Hero-Link.
- Passe den Empfängerkreis später jederzeit über denselben Dialog an, ohne einen neuen Link zu erzeugen.
Für dich ändert sich im Alltag also erstaunlich wenig am Ablauf selbst, nur das Ergebnis dahinter wird sauberer und leichter nachvollziehbar.
Schritt 4: Alte Links und Admin-Einstellungen im Blick behalten
Bestehende Freigabe-Links verschwinden mit der Umstellung nicht einfach. Sie funktionieren unverändert weiter und tauchen im Freigabe-Dialog künftig unter der Rubrik Andere Links auf, du musst also keine bisherigen Freigaben neu aufsetzen. Für Administratorinnen und Administratoren gibt es zusätzlich ein eigenes Steuerelement: Über den Parameter DefaultMainLinkScope in der SharePoint-PowerShell lässt sich der Standard-Empfängerkreis des Hero-Links pro Website oder OneDrive-Konto festlegen, mit den Werten OnlyPeopleAdded als Standard oder Organization für einen offeneren Ausgangspunkt. Einen tenant-weiten Schalter für alle Websites gleichzeitig gibt es bislang nicht, jede Website behält also ihre eigene Voreinstellung. Sinnvoll ist zum Beispiel, für Websites mit sensiblen Vertrags- oder Personaldaten bei OnlyPeopleAdded zu bleiben und nur für offenere Projekt- oder Marketing-Bereiche auf Organization umzustellen. Wer in der IT für mehrere Teams verantwortlich ist, plant diesen Schritt am besten schon vor dem Rollout in Ruhe, statt ihn im laufenden Betrieb nachzuziehen.
Schritt 5: Effektive Berechtigungen richtig einschätzen
Ein Punkt sorgt in Beratungen erfahrungsgemäss am meisten für Verwirrung: Der tatsächliche Zugriff auf eine Datei ergibt sich nicht allein aus dem Hero-Link, sondern immer aus der grosszügigsten Kombination mehrerer Ebenen. Dazu zählen direkt vergebene Berechtigungen, geerbte Berechtigungen aus dem übergeordneten Ordner, Gruppenmitgliedschaften und eben der Hero-Link selbst. Prüfst du also, wer wirklich Zugriff auf eine wichtige Datei hat, lohnt sich ein Blick auf alle vier Ebenen, nicht nur auf die Einstellung des Hero-Links. Gerade bei länger bestehenden Team-Ordnern lohnt sich dieser Rundgang jetzt einmal bewusst, weil sich über Monate oder Jahre oft Berechtigungen ansammeln, an die niemand mehr aktiv gedacht hat. Nimm dir dafür pro Ordner nur eine Minute Zeit und du gewinnst spürbar mehr Übersicht darüber, wer in deinem Team eigentlich worauf zugreifen kann.
Schritt 6: Team und Kundschaft rechtzeitig informieren
Auch wenn vor dem Rollout keine Pflicht-Massnahme ansteht, lohnt sich etwas Vorbereitung, bevor der neue Dialog bei deinem Team auftaucht. Aktualisiere kurz eure interne Anleitung oder das Merkblatt zum Teilen von Dateien, falls ihr eines habt, damit die Beschreibung zum neuen Freigabe-Erlebnis passt. Informiere besonders jene Kolleginnen und Kollegen, die regelmässig teamübergreifend oder mit externen Partnern zusammenarbeiten, weil bei ihnen die Umstellung am ehesten auffällt. Prüfe ausserdem, ob es Websites mit abweichenden Freigabe-Einstellungen gibt, für die ihr bewusst einen anderen Standard-Empfängerkreis braucht als für den Rest der Organisation. 👥
Mein Praxistipp aus der Beratungspraxis
Ein Detail, das in der ersten Ankündigung fast untergeht: Im neuen Freigabe-Dialog kann dir Copilot auf Wunsch direkt eine Zusammenfassung der Datei erstellen, die du gerade teilst. 📝 Wer den Hero-Link dann per Mail erhält, sieht diese Zusammenfassung gleich mit und weiss auf einen Blick, worum es im Dokument geht, bevor er es überhaupt öffnet. Gerade bei Freigaben an externe Partner oder Kundinnen spare ich mir damit oft eine zusätzliche Erklärung in der Begleit-Mail. Probiere das bei deiner nächsten grösseren Freigabe direkt aus, sobald die Funktion bei dir sichtbar wird.
Fazit & CTA
Der Hero-Link macht aus einem Wirrwarr von Einzel-Links eine einzige, nachvollziehbare Freigabe pro Datei, die sich anpassen statt vervielfachen lässt. Der Rollout läuft ab Mitte September 2026 weltweit an und du musst vorher nichts weiter tun, ausser dich schon jetzt mit dem neuen Freigabe-Dialog vertraut zu machen. Nimm dir zehn Minuten Zeit, um deine wichtigsten Team-Ordner in OneDrive oder SharePoint einmal durchzugehen und Freigaben aufzuräumen, sobald die neue Ansicht bei dir erscheint. Mehr Hintergrund findest du in der offiziellen Ankündigung von Microsoft. Probiere es jetzt aus.
