Du öffnest Microsoft Planner und irgendetwas stimmt nicht: Die vertrauten Kommentare unter einer Aufgabe sehen anders aus, der iCalendar-Feed in Outlook zeigt plötzlich keine Planner-Aufgaben mehr an, und ein Whiteboard-Tab ist einfach verschwunden. Gleichzeitig tauchen neue Funktionen auf, die du noch gar nicht eingerichtet hast.
Das grosse Planner-Update 2026 ist da – und es bringt sowohl echte Verbesserungen als auch Änderungen, die bisherige Arbeitsweisen direkt treffen. Wer das Update ignoriert, verliert möglicherweise den Überblick über seine Aufgaben oder arbeitet mit Funktionen, die so nicht mehr existieren. Wer es versteht, hat ein deutlich leistungsfähigeres Werkzeug in der Hand.
In diesem Beitrag zeige ich dir, was Microsoft im ersten Quartal 2026 am Planner verändert hat, welche Features weggefallen sind – und wie du die neuen Möglichkeiten sofort für deine tägliche Arbeit nutzt.
Was ist neu, was ist weg?
Microsoft hat das grosse Planner-Update zwischen Mitte Januar und Mitte Februar 2026 ausgerollt. Hier die wichtigsten Änderungen auf einen Blick:
| Neu hinzu | Weggefallen |
|---|---|
| Task-Chat (ersetzt Kommentare) | iCalendar-Feed |
| Ziele (Goals) | Whiteboard-Tab in Premium-Plänen |
| Custom Templates (Vorlagen) | Alte Kommentarfunktion |
| Copilot Project Manager Agent | |
| Sensitivity Labels auf Aufgaben |
Im Folgenden gehe ich auf die wichtigsten Punkte ein – zuerst die neuen Features, dann was du wegen der Abgänge jetzt tun solltest.
Schritt 1: Task-Chat richtig nutzen
Die altbekannte Kommentarfunktion unter jeder Aufgabe ist durch den neuen Task-Chat ersetzt worden. Der Unterschied ist grösser als er auf den ersten Blick scheint. ✅
Öffne eine beliebige Aufgabe in Planner. Du findest dort jetzt einen Chat-Bereich, in dem du Rich-Text verwenden kannst (fett, kursiv, Listen), Kollegen per @Mention einbinden kannst – sie erhalten dann eine gezielte Benachrichtigung – und Dateien direkt anhängen kannst.
Der entscheidende Vorteil gegenüber den alten Kommentaren: Früher wurden alle Aufgaben-Teilnehmer bei jedem Kommentar benachrichtigt. Beim Task-Chat werden nur jene benachrichtigt, die du direkt @erwähnst. Das reduziert den Benachrichtigungs-Lärm erheblich – besonders bei grossen Teams.
Mein Tipp: Nutze @Mentions bewusst. Schreibe «@Anna, kannst du das bis Freitag prüfen?» direkt in den Task-Chat – und Anna bekommt genau diese eine Benachrichtigung, nicht mehr. So bleibt der Kommunikationsfluss bei der Aufgabe, ohne alle zu stören.
Schritt 2: Ziele (Goals) einrichten und Aufgaben zuweisen
Mit der neuen Goals-Funktion verknüpfst du einzelne Aufgaben mit übergeordneten Teamzielen. Das klingt nach Management-Sprache, ist in der Praxis aber sehr nützlich – besonders wenn du mehrere Arbeitspakete parallel steuerst. 🎯
So richtest du ein Ziel ein:
- Öffne deinen Plan in Planner und klicke oben auf den Reiter «Ziele» (Goals). Falls noch kein Ziel vorhanden ist, erscheint ein leeres Feld.
- Klicke auf «Neues Ziel» und gib einen kurzen, treffenden Namen ein – zum Beispiel «Produktlaunch Q2» oder «Kundenprojekt Müller abschliessen».
- Öffne nun einzelne Aufgaben. Du findest darin das neue Feld «Ziel» – wähle dort das soeben angelegte Ziel aus.
Sobald mehrere Aufgaben einem Ziel zugewiesen sind, siehst du im Ziel-Tab auf einen Blick: Wie viele Aufgaben sind erledigt? Wie viele hängen noch? Welches Teammitglied ist womit beschäftigt? Du erkennst Bottlenecks sofort, ohne alle Aufgaben einzeln durchzugehen.
Für Führungskräfte und Projektverantwortliche ist Goals einer der nützlichsten Planner-Neuheiten seit Jahren.
Schritt 3: Custom Templates – Pläne einmal bauen, immer wieder nutzen
Wenn du regelmässig ähnliche Pläne erstellst – zum Beispiel für jedes neue Kundenprojekt, jede Produkteinführung oder jede Onboarding-Phase – lohnt sich die neue Vorlagen-Funktion. 📋
So speicherst du einen bestehenden Plan als Vorlage:
- Gehe in Planner zu dem Plan, den du als Vorlage nutzen möchtest.
- Klicke oben rechts auf die drei Punkte (…) und wähle «Als Vorlage speichern».
- Gib der Vorlage einen Namen, der den Zweck klar beschreibt – z.B. «Kundenprojekt-Standard» oder «Onboarding neuer Mitarbeitender».
Wenn du das nächste Mal einen neuen Plan erstellst:
- Klicke in Planner auf «Neuer Plan».
- Wähle statt «Leerer Plan» die Option «Aus Vorlage».
- Wähle deine gespeicherte Vorlage – der neue Plan übernimmt alle Buckets, Kategorien und die Grundstruktur.
Wichtig zu wissen: Aufgaben-Inhalte und Fälligkeitsdaten werden nicht übernommen. Du bekommst eine saubere Struktur, die du anschliessend befüllst. Das spart bei komplexen Projekten trotzdem viel Zeit.
Schritt 4: Den iCal-Feed-Wegfall überbrücken
Das ist die Änderung, die manche Nutzer am meisten überrascht hat. Der iCalendar-Feed – der es erlaubte, Planner-Aufgaben direkt im Outlook-Kalender oder einer anderen Kalender-App anzuzeigen – ist seit Mitte Februar 2026 nicht mehr verfügbar. Microsoft hat bisher keinen direkten Ersatz angekündigt.
Option A: Aufgaben-Ansicht direkt in Teams nutzen. In Microsoft Teams findest du unter der Planner-App alle dir zugewiesenen Aufgaben nach Fälligkeitsdatum sortiert. Das «Meine Aufgaben»-Board zeigt Aufgaben aus Planner, To Do und Loop-Seiten in einer einzigen Ansicht.
Option B: Kalender-Blocker in Outlook setzen. Für Aufgaben mit fixen Terminen empfehle ich, diese zusätzlich als Kalender-Blocker in Outlook einzutragen. Es ist ein manueller Schritt, aber er stellt sicher, dass die Zeit reserviert ist und im Kalender sichtbar bleibt.
Option C: Copilot als Aufgaben-Überblick nutzen. Falls du eine Copilot-Lizenz hast: Frage Copilot Chat einfach «Was sind meine offenen Planner-Aufgaben diese Woche?» – Copilot listet sie auf, inklusive Fälligkeiten und Prioritäten. 🤖
Schritt 5: Den Copilot Project Manager Agent einsetzen
Für alle mit einer Microsoft 365 Copilot-Lizenz ist seit dem Update auch in Basis-Plänen der Project Manager Agent verfügbar. Er hilft dir, Aufgaben aus einem beschriebenen Projekt automatisch zu erstellen, offene Punkte zusammenzufassen und den Status eines Plans zu bewerten.
So aktivierst du ihn:
- Öffne einen Plan in Planner.
- Klicke oben rechts auf das Copilot-Symbol (lila Stern-Icon).
- Gib dem Agenten einen Auftrag – zum Beispiel «Erstelle Aufgaben für die Vorbereitung unserer Jahreskonferenz» oder «Zeige mir, welche Aufgaben diesen Monat überfällig sind».
Der Agent liest die bestehenden Aufgaben im Plan und gibt dir eine strukturierte Antwort – oder erstellt direkt neue Aufgaben, die du Schritt für Schritt bestätigst. Das funktioniert besonders gut am Anfang eines Projekts, wenn du schnell eine erste Aufgabenstruktur brauchst.
Praxistipp: Planner als tägliches Stand-up-Tool einsetzen
Viele Teams nutzen Planner hauptsächlich als Aufgabenliste. Mit den neuen Goals und dem Task-Chat lässt er sich auch als leichtgewichtiges Stand-up-Tool einsetzen. Die Idee: Jede Person schreibt beim Tagesstart einen kurzen Update-Text in den Task-Chat der Aufgaben, an denen sie arbeitet – mit @Mention des Teamleiters, wenn Entscheidungen nötig sind.
So spart ihr euch kurze Status-Meetings und habt den Fortschritt trotzdem transparent dokumentiert. Der Vorteil gegenüber einem Teams-Kanal: Der Kontext ist direkt bei der Aufgabe – und nicht irgendwo im Chat-Verlauf vergraben. 💬
Fazit & Handlungsaufruf
Das Planner-Update 2026 ist ein echter Schritt nach vorne. Mehr Struktur durch Ziele, weniger Lärm durch gezielten Task-Chat, mehr Effizienz durch Vorlagen. Der Verlust des iCal-Feeds schmerzt kurzfristig – die Alternativen sind aber handhabbar, sobald man sie kennt.
Probiere es jetzt aus: Erstelle heute eine erste Vorlage aus deinem meistgenutzten Plan – das spart dir beim nächsten Projekt sofort Zeit. Und teste den Task-Chat mit einer konkreten @Mention, bevor du das nächste interne Mail schreibst. 💡
Hast du schon mit den neuen Planner-Features gearbeitet? Ich bin gespannt, wie du das Update erlebst – schreib mir direkt.
