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Kurzportrait

Der Brand Leadership Circle (BLC) ist ein "Circle of Competence" zur markenorientierten Unternehmensentwicklung und beheimatet die drei Unternehmen Calydo AG, gateB AG und Hotz Brand Consultants AG sowie die Brand Leadership Management AG (Management und Corporate HR, IT, Finance, Hospitality und Office Management) und das Partnerunternehmen Hieronymus.

 

Im BLC arbeiten rund 130 Mitarbeitende mit den unterschiedlichsten Funktionen: Beratung, Marketing, Sales, Content Creation, Design, Motion, Analytics und einige mehr. Alle Unternehmen und Mitarbeitenden werden von der internen IT betreut. 

Ausgangslage im Jahr 2017

Die IT Infrastruktur des BLC ist wie in so vielen KMU über die Jahre organisch gewachsen. Für jedes Problem gab es ein bis mehrere Tools von verschiedenen Herstellern und viele Systeme waren veraltet: 

  • Projektplanung mit Microsoft Excel

  • Serverbasierte Unternehmens-Datenablage mit nichtssagenden Namen wie Vol 7 / 8 / 9

  • Pro Unternehmen eine eigene Datenablage mit unterschiedlichen Berechtigungen auf Basis von Gruppenrichtlinien

  • Serverbasierte, persönliche Datenablage "Home/h-muster"

  • Teilweise Dropbox und Google Drive

  • Fixe, veraltete und langsame Desktop-PCs

  • Windows XP, Vista, 7 und 8 auf rund 20 Desktop-PCs und einigen wenigen Dell-Laptops

  • macOS 10.6 bis 10.10 auf rund 110 Apple-PCs, vorwiegend iMacs und MacPro's und ersten Macbooks

  • Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) in den Versionen 2007, 2010, 2011 und 2013

  • Lokal gehosteter Exchangeserver für Mail und Kalender

  • Kommunikation via Telefon, E-Mail, Salesforce Chatter, Lync, Skype for Business und Slack

  • Langsames Internet via Kupfer mit 50 Mbit/s up und down

Ziele

Mitte 2017 beschloss die Geschäftsleitung des BLC, das volle Potenzial von Office 365 zu entfalten und unter der Leitung von Fabrizio, dem Gründer und CEO von worksmart365, die Reise in die Cloud zu beschreiten. Die Ziele wurden so formuliert:

  • Wir wollen eine Cloud First, Mobile First Infrastruktur.

  • Professionell und zentral verwaltete Arbeitsgeräte. 

  • Interne Silos sollen aufgebrochen werden.

  • Die Zusammenarbeit und Kommunikation im Unternehmen soll verbessert werden.

  • Die Infrastruktur soll an die Arbeitsweise der Mitarbeitenden und die Kundenprojekte ausgerichtet werden.

  • Die Arbeitsinfrastruktur wird auf Basis von Office 365 erneuert.

  • Microsoft Teams bildet das Kerntool für die Zusammenarbeit und Kommunikation.

  • Unsere weiteren Kerntools sollen bestmöglich in Microsoft Teams und Office 365 integriert werden:

    • Salesforce als CRM

    • JIRA Server für technische Projekte

    • JIRA Add-on Activity Timeline für die Ressourcenplanung

    • Confluence für Dokumentationen und internes Wissen

  • Der lokal gehostete Exchange-Server soll durch Exchange Online ersetzt werden.​

  • Die verschiedenen Windows Versionen sollen durch Windows 10 abgelöst werden.

  • Die verschiedenen Microsoft Office Versionen sollen durch Office 365 vereinheitlicht werden. 

  • Die unterschiedlichen Kommunikationstools (Salesforce Chatter, Lync, Skype for Business und Slack) sollen durch Microsoft Teams ersetzt und durch Telefon und E-Mail ergänzt werden.

  • Die gemeinsame Datenablage soll durch SharePoint Online abgelöst werden. 

  • Die individuelle Datenablage soll durch OneDrive abgelöst werden. 

  • Confluence soll durch eine Mischung aus SharePoint Online und OneNote abgelöst werden

  • Das Intranet soll neu in SharePoint Online aufgebaut werden. 

  • Das Projektmanagement soll nicht mehr via Excel Tabellen abgewickelt werden. 

  • Alle Arbeitsgeräte (Clients) sollen professionell und zentral verwaltet werden. 

  • Die Mitarbeitenden verstehen die Zusammenhänge und sind in der Lage, die neuen Tools produktiv und zielführend zu nutzen. 

Vorgehen und Massnahmen

Um den bestmöglichen Übergang von einer lokalen hin zu einer cloubasierten Infrastruktur zu gewährleisten, entschied sich Fabrizio gemeinsam mit seinem Team für das folgende Vorgehen und die folgenden Massnahmen: 

#1 Analyse der Ausgangslage

  • Wie wird zusammengearbeitet?​

  • Wie wird kommuniziert? 

  • Wo werden Daten abgelegt? 

  • Wie werden Projekte verwaltet? 

  • Wo wird Wissen dokumentiert?

  • Weitere W-Fragen

#2 Befähigung und Entlastung des internen IT Teams

Als erstes wurde die interne IT mit neuen Tools ausgestattet, um die Clients zentral und einheitlich verwalten, die Systemlandschaft und -vielfalt zu vereinfachen und interne Prozesse optimieren zu können: 

  • Einführung eines professionellen IT-Ticketing-Systems zur Kanalisierung aller Supportanfragen und zur Optimierung des Supportprozesses: 

    • Zunächst auf Basis von Salesforce (Eigenentwicklung)​

    • Später auf auf Basis von Zendesk Support (State of the Art-Lösung)

    • Integration von Zendesk in Microsoft Teams, Outlook und Power BI

    • Kanalisierung aller IT-Anfragen und Optimierung des Support-Prozesses

  • Einführung professioneller Device-Management-Systeme zur zentralen Verwaltung aller Clients, Software, Policies und Geräte-Einstellungen: 

    • Filewave zur Verwaltung aller Apple-Geräte (iMac, MacPro, Macbooks)​

    • Microsoft Endpoint Manager (ehemals Microsoft Intune) zur Verwaltung aller Windows-Geräte

  • Testing der Office 365 Tools und speziell von Microsoft Teams sowie Schulung des IT Teams zur Administration der neuen Cloudtools. 

#3 Zentrale Verwaltung aller Arbeitsgeräte (macOS und winOS)

  • Anbindung aller Apple-Geräte (macOS) an Filewave

    • Neu-Konfiguration aller Apple-Geräte

    • Rollout der aktuellsten macOS Version (damals 10.10 Yosemite)

    • Zentral Verteilung der Standardsoftware und -einstellungen

  • Anbindung aller Windows-Geräte (winOS) an Microsoft Endpoint Manager

    • Neu-Konfiguration aller Windows-Geräte​

      • Konsolidierung aller Windows-Versionen​

      • Rollout Windows 10

    • Zentrale Verteilung der Standardsoftware und -einstellungen

  • Policy-Steuerung über Microsoft Endpoint Manager

    • Governance

    • Multi-Faktor-Authentifizierung​

    • Conditional Access

    • Data Retention

#4 Migration des Exchange Servers nach Exchange Online

  • Migration aller Mailboxen und Ressourcen durch einen spezialisierten IT-Partner

  • Rollout der aktuellsten Outlook Desktop-Version

  • Rollout der neuen Outlook Web App

#5 Glasfaserinternet und Erhöhung Internetanbindung

  • Ablösung Kupferleitung durch Glasfaser

  • Erhöhung der Internetanbindung auf 1 Gbit/s up/down als Vorbereitung für den Rollout der neuen Cloudtools

#6 Rollout Office 365

  • Rollout der neuesten Office Apps und Konsolidierung aller Office Versionen

  • Rollout OneDriveOffice Online, Skype for Business (Windows) und Lync (Mac)

  • Schulung aller Mitarbeiter

  • Schlung von Superusern als erste Ansprechpersonen innerhalb der BLC-Unternehmen und als Schnittstelle zwischen der internen IT und den verschiedenen Abteilungen im BLC

#7 Architektur und Governance für Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive

  • Setup aller Admin-Center

    • Microsoft 365, Teams, SharePoint, OneDrive​

  • Group Creators (wer darf neue Office365-Gruppen erstellen)

  • Retention-Policies (Datenhaltungs-Richtlinien)

  • Teams-Architektur und Benennungsstandard für interne Teams und Kundenteams und Projektkanäle

  • Privat vs Public

  • (Externes) Teilen von Dateien aus SharePoint und OneDrive

  • Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Gästen

#8.1 Rollout Microsoft Teams – Phase 1: Kanalisierung der Kommunikation

  • Ablösung von Skywalk Chatter, Lync, Skype for Business und Slack durch Microsoft Teams

  • Team BLC für übergreifende Kommunikation (alle Mitarbeitenden aller BLC Unternehmen)

  • Team BLM, CY, GB, HBC, HYS für firmeninterne Kommunikation (pro Unternehmen ein Team)

  • Kommunikation über Teams-Kanäle und Chat

  • Minimierung des Mail-Verkehrs innerhalb des Brand Leadership Circle

#8.2 Rollout Microsoft Teams – Phase 2: Kundenprojekte und interne Zusammenarbeit

  • Erste Pilotprojekte auf Basis von Microsoft Teams und Office 365

  • Vorbereitung aller Kundenteams und Projektkanäle

    • Pro Kunde ein Team​

    • Pro Projekt ein Kanal

  • Migration aller aktiven Projektdaten von der lokalen Datenablage in die Datenablage der Kundenteams und Projektkanäle

  • Umstellung der Zusammenarbeit von lokal auf Cloud

  • Schulung aller Mitarbeiter / Vertiefung des Wissens

#9 Modernes Intranet in SharePoint Online und Dokumentation in OneNote

  • BLC übergreifendes Wissen zentral dokumentiert in SharePoint Online

  • Interne Academy für Schulungszwecke

    • Microsoft Stream für Schlungsvideos / Tutorials​

  • Dokumentationen in OneNote

    • Ablösung von Confluence​

#10 Projektmanagement mit Microsoft Project for the web, Planner und JIRA

  • Microsoft Project for the web für Gesamtprojekt

  • Microsoft Planner für normale und kleinere Projekte

  • JIRA für technische Projekte

#11 Kontinuierliche Weiterentwicklung und Mitarbeiterschulungen

Ergebnisse und Mehrwert für den BLC

Die Ergebnisse und Vorteile dieser neuen Cloud First, Mobile First Infrastruktur sind überwältigend: 

  • Das Coronavirus konnte dem BLC aus infrastruktureller und technologischer Sicht nichts anhaben; alle Mitarbeitenden konnten nahtlos von zu Hause aus weiterarbeiten

  • Das Büro findet Platz im Smartphone in der Hosentasche

  • Mitarbeitende können von überall, jederzeit und von jedem Endgerät arbeiten

  • Meetings können problemlos online via Microsoft Teams durchgeführt werden

  • Arbeitswege können eingespart, die Umwelt entlastet werden

  • Alle Arbeitsgeräte werden professionell und zentral über Microsoft Endpoint Manager administriert

  • Die Infrastruktur ist auch im BYOD- und Homeoffice Szenario sicher und von der IT verwaltbar

  • Neue Mitarbeitende sind begeistert von der Onboarding Experience und der Arbeitsumgebung

  • Statt drei Vollzeitstellen reicht heute eine Vollzeitstelle mit Ferienvertretung für die Systemadministration aus

  • Die Arbeitsinfrastuktur ist konsequent auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und Kundenprojekte ausgelegt

Work smart ist heute gelebte Realität im Brand Leadership Circle. Dank worksmart365! 

Das sagen aktuelle und ehemalige Mitarbeitende

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